Žít ve virtuálním světě právě teď nemusí být tak omezující. I když je pravda, že mnozí z nás se sami izolují a využívají práci pomocí obchodního notebooku a chatu Zoom, existují způsoby, jak uspořádat virtuální událost pro obchodní schůzku, videokonferenci, demonstraci produktu nebo dokonce plnohodnotný zahajovací párty. Jako obchodní vedoucí nemusíme přemýšlet, jestli lidé z akce přeskočí, nebo se jí dokonce vyhnou, protože existují lepší možnosti.
Naštěstí mnoho principů a konceptů z reálné osobní události stále platí pro pořádání virtuální akce - přímo na občerstvení a kávu a čas na seznámení. Je dobrý nápad co nejvíce napodobit skutečnou událost, aby se lidé cítili pohodlně a účastnili se, a také aby se této události drželi a neodcházeli náhle.
I když může existovat několik technických překážek, je stále možné spolupracovat s masami způsobem, který je efektivní a produktivní a vede ke stejné úrovni úspěchu. Nejdůležitější částí je to být záměrné - uvědomit si, že lidé mají obavy a stres z celosvětové pandemie a že o jejich pozornost soutěží mnoho věcí. Když bude k akci použit jednodušší přístup, důsledná komunikace a další výhody, zjistíte, že lidé jsou stejně zaujatí a zajatí.
1. Komunikujte o tom, co můžete očekávat
Jedním z nejdůležitějších kroků každé události je přenos ze skutečného světa. Čím více můžete komunikovat o tom, co vás čeká - pomocí agendy, webu s více podrobnostmi, e-mailů s aktualizacemi o rozvrhu a fotek těch, kdo mluví - tím lépe. To proniká do základní lidské potřeby být „informován“ o jakékoli události.
Pomáhá také účastníkům vědět, zda bude akce vysoce strukturovaná a hodnotná, i když je pro ně „požadována“. (Vyvarujte se chyby v domněnce, že požadovaná událost automaticky zaručí úspěch.) Virtuální událost již brání skutečnost, že účastník může mít vedle sebe smartphone nebo dokonce domácí televizi a herní konzoli. Pokud vědí, že se bude jednat o podrobnou diskusi a rozhodování, odloží telefon stranou.
2. Použijte funkce událostí na Facebooku
Na používání funkcí událostí na Facebooku je něco téměř magického. Pro začátečníky jsou ve virtuálním prostředí, kde jsou všichni na notebooku a používají funkci Zoom k účasti, funkce události na sociálních médiích ryzí zlato. Dělají, aby to všechno vypadalo oficiálnější. Funkce události však dělají mnohem víc než to.
Vzhledem k tomu, že jsme dnes všichni rozptýlení a máme několik možností, jak se připojíme, funkce událostí budou posílat oznámení jako připomenutí a sledovat, kdo se skutečně účastní a kdo přeskočí. Tato data vám mohou pomoci při každé schůzce. Jakmile uspořádáte jednu událost, můžete sledovat úspěch a kontaktovat ty, kteří přeskočili přímo. A nepodceňujte hodnotu vzájemného tlaku. Funkce události ukazují potenciální účastníky, kteří ještě souhlasili s účastí na akci.
3. Plán improvizované diskuse
Další lekcí ze skutečných událostí je umožnit improvizované diskuse. Existuje pokušení okamžitě se pustit do práce, skočit přímo do agendy. Vyhněte se tomuto scénáři. Opět mluvíme o roztržitých lidech, které se účastní laptopu. Většina z nás potřebuje určitou dobu, aby se přizpůsobila podivnosti účasti na virtuální události, a rádi bychom poznali ty, kteří se účastní nestrukturovaným způsobem.
Nechte lidi alespoň 10 minut dohnat, povídat si o počasí nebo dokonce odbočit od osobních záležitostí. Nikdo se rád neúčastní schůzky, kde je chladná, sterilní agenda a jedna hlavní mluvící hlava. I v reálném světě se jedná o události, ze kterých lidé hned po začátku upustí.
4. Proveďte třikrát větší propagaci
Abyste zajistili úspěch virtuální události, je důležité účastníkům to několikrát připomenout. Předpokládejme, že lidé jsou extrémně rozptýlení, takže budete muset akci propagovat třikrát nebo více. To může zahrnovat odesílání e-mailů, textových zpráv, zpráv chatu na sociálních médiích a dalších pozvánek nad rámec toho, co byste obvykle dělali. Pochopení toho, jak lidé používají digitální komunikaci - to znamená, že se rychle posouvají kolem věcí - znamená, že s nimi budete muset nadměrně komunikovat a pokusit se upoutat jejich zájem a pozornost.
Jeden tip zde je sledovat úspěch všech pozvánek na každou událost. Pokud posíláte e-maily, ujistěte se, že používáte nástroj, který dokáže sledovat, zda se potenciální účastníci otevřeli a přečíst si zprávu. Pokud zveřejňujete příspěvky na sociálních médiích, sledujte lajky a sdílení. To vám pomůže zůstat úmyslně ohledně toho, jak často o události komunikujete a co v minulosti fungovalo nebo nefungovalo.
5. Podporujte čas na občerstvení a kávu
Hádej co? Jedním z důvodů, proč se účastníme skutečných osobních setkání, je občerstvení zdarma. Je to lidská přirozenost. Ve virtuálním prostředí to může být náročné, ale ne nemožné. Pokud se rozhodnete uspořádat firemní schůzku za několik týdnů a chcete, aby se všichni zúčastnili, zkuste nabídnout podobné pobídky. Na webu správy událostí EventBrite můžete například vytvořit registrační stránku pro své zaměstnance. Pokud jej vyplní a kliknou na správné možnosti během registrace, nabídněte promo kód pro bezplatnou dodávku UberEats nebo bagel zdarma v místní restauraci - doručeno na schůzku.
Řekněme, že plánujete uvedení nového produktu na trh - zašlete každému účastníkovi bezplatný kód na kávu do Starbucks, kterou může použít na schůzku. Tento koncept by se mohl zdát old-school a zaměstnanci nebo ošetřovatelé by mohli jen použít kód a neúčastnit se schůzky, ale je to alespoň pokus o napodobení skutečného stimulu, který skutečně funguje.
- Pokud jde o profesionální konference, podívejte se na nejlepší konferenční telefony.
