Nejlepší software pro úpravy a správu dokumentů vám usnadní a usnadní správu dokumentů v týmovém prostředí.
Nejlepší aplikace pro úpravy dokumentů1. Microsoft 365
2. Evernote
3. Kancelář WPS
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
Software pro úpravy a správu dokumentů je stále běžnější, protože podniky nadále podporují práci z domova. To znamená, že zaměstnanci budou moci pracovat na dálku a zároveň budou moci spolupracovat a ukládat stejné dokumenty, na kterých pracují.
I když je k dispozici řada kancelářských balíků a možností ukládání dokumentů, ne všechny fungují dobře, pokud jde o spolupráci. Není to jen tak, že zaměstnanci musí být schopni sdílet soubory stejně jako pracovat se stejnými soubory v reálném čase, jako jsou tabulky a dokumenty.
To znamená, že nejlepší software pro úpravy a správu dokumentů musí být schopen to zohlednit a přitom zachovat správný systém archivace a archivace, přičemž tyto soubory musí být k dispozici pro úpravy týmu podle potřeby. Často to bude zahrnovat cloudové služby pro ukládání dokumentů zabudované do softwaru nebo alespoň dostupné jako volitelná výbava.
Níže proto uvedeme nejlepší software pro úpravy a správu dokumentů, který týmům nejen usnadní práci, ale také zajistí bezpečné a zabezpečené ukládání dokumentů.
- Představovali jsme nejlepší cloudové úložiště.
1. Microsoft 365
Originální a nejlepší kancelářská produktivita
Důvody ke koupi
+ Lídr na trhu + Základní kancelářské nástroje + CloudovéMicrosoft Office je pravděpodobně platforma, kterou si většina lidí myslí jako první, pokud jde o kancelářské sady, přičemž nejnovější inkarnací je cloudová Microsoft 365 (dříve pojmenovaná Office 365).
To, že se Office stal lídrem na trhu, je komplexní způsob, jakým mohou být data pokryta různými aplikacemi a přesunována mezi nimi, což zefektivňuje a usnadňuje práci. Protože Word, Excel, PowerPoint a Outlook tvoří hlavní programy, pokrývají vše od dokumentů, tabulek, prezentací a e-mailů - ve skutečnosti pokrývají nejdůležitější kancelářské potřeby. Kromě toho nabízí OneDrive online ukládání a zálohování, aby vaše soubory byly v bezpečí.
I když existují alternativy k Microsoft 365, většina soupeřů se pokouší spíše dohnat Microsoft, než poskytovat inovativní nové funkce, a Microsoft 365 stále zůstává kancelářským balíčkem s nejkomplexnější škálou funkcí. A i když použijete některou z těchto alternativ, je pravděpodobné, že budete pracovat s formáty dokumentů vytvořenými speciálně pro MS Office a zpracovávat data od zákazníků a dodavatelů, kteří používají platformu MS Office.
Zatímco Microsoft 365 má své kritiky, výsledkem je, že nikdo nedělá kancelářskou produktivitu lépe než Microsoft a že základní aplikace v Office je třeba ještě vylepšit.
2. Evernote
Král psaní poznámek
Důvody ke koupi
+ Zpracovává ručně psané poznámky + Snadná spolupráce + Dobrá škála integrací aplikacíEvernote, jak už název napovídá, se trochu zmenšil na plátno, specializuje se na pořizování poznámek, ukládání a sdílení a je na pracovišti (a jednotlivci) široce přijímán již řadu let.
Navzdory svému digitálnímu zpracování dokáže zpracovávat ručně psané poznámky i příjmy a zvukové soubory a vše zpřístupňuje na stolních i mobilních zařízeních. Má také faktor spolupráce, kdy uživatelé mohou pracovat na sdílených poznámkových blocích, které se při úpravách okamžitě aktualizují.
Evernote je k dispozici pro firmy se základními, plus a prémiovými modely. To rozšiřuje úložiště o bezplatnou nabídku a usnadňuje sdílení obsahu, digitalizaci důležitých dokumentů, zachycení brainstormingů zaměřených na obraz a sledování financí.
Možná si myslíte, že Evernote bude fungovat dobře navíc, namísto vašich současných nástrojů pro zpracování textu a produktivity. Byla zaznamenána taková poptávka - zamýšlená slovní hříčka - a služba může být plně integrována s Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce a dalšími.
3. Kancelář WPS
Výkonný mobilní kancelářský balíček zdarma
Důvody ke koupi
+ Výkonná řada funkcí + Podporuje širokou škálu typů souborů + Správce PDF + Zdarma k použitíWPS Office je kancelářská produktová sada typu „vše v jednom“ s celou řadou funkcí pro úpravy a správu dokumentů.
Ačkoli je k dispozici ke stažení do počítačů se systémem Windows, našel zvláštní úspěch jako mobilní kancelářský balík pro iOS a Android.
Zatímco verze pro PC má základní bezplatnou verzi a pokročilejší placenou verzi, mobilní verze WPS Office je zdarma a je podporována nerušivými reklamami, i když za jejich odebrání můžete zaplatit předplatné.
Tam, kde si WPS Office přijde na své, je obrovské množství typů různých souborů, které lze upravovat nebo spravovat, od široké škály typů dokumentů až po další formáty souborů, jako jsou PDF a XML, a také řada typů programovacích souborů.
Je snadné převádět kancelářské soubory mezi typy, ať už se týkají dokumentů, tabulek nebo prezentací, a zdarma je k dispozici plně funkční editor a správce PDF.
Soubory lze automaticky ukládat do cloudu prostřednictvím různých služeb, v neposlední řadě Disku Google, DropBox a OneDrive.
- Přečtěte si naši úplnou recenzi WPS Office.
4. PandaDoc
Správa dokumentů k posílení vašeho spodního řádku
Důvody ke koupi
+ Speciální funkce pro podnikání a prodej + Snadná správa, organizace a opětovné použití aktivDůvody, kterým je třeba se vyhnout
- Žádná možnost živé spolupráce na dokumentechSprávce dokumentů zaměřený na prodej, PandaDoc, se popisuje jako „budoucnost dokumentů“ a uvádí statistiky, které zjevně ukazují rozdíl, který dělá ve spodním řádku vašeho podnikání. Podle služby klienti hlásí o 50% méně papírování, o 30% vyšší uzavírací sazby a o 15% vyšší hodnotu za uzavřenou sazbu díky PandaDoc.
Váš prodejní tým slintá, ale co přesně program dělá? Mezi funkce patří editor dokumentů, který je dodáván s tematickými šablonami pro konzistentní značky, knihovny obsahu a obrázků pro ukládání opakovaně použitelných aktiv, kalkulačky nákladů a marží, analytiku dokumentů, která ukazuje, jak dlouho lidé tráví u každé položky, konfiguraci, cenu a nabídku (CPQ ) nástroj a mnoho dalších.
Zatímco pracovní prostory jsou k dispozici pro spolupráci, více uživatelů nemá přístup a práci na dokumentu současně, což je jako nevýhoda. Obchodní zaměření PandaDoc nicméně osloví ty, kteří chtějí konkrétně řídit prodej a finance prostřednictvím svého správce dokumentů, což ostatní služby, které jsme pokryli, nenabízejí.
5. Adobe Document Cloud
Pro komplexní správu PDF
Důvody ke koupi
+ Upravit a spravovat soubory PDF + možnost přihlašování + Sloučit souboryDůvody, kterým je třeba se vyhnout
- Omezeno na soubory PDFAdobe Document Cloud pracuje spíše s proprietárním souborem PDF, než s řadou běžných typů souborů, jak funguje některý z výše uvedených programů. V podnikání jsou však soubory PDF všudypřítomné, takže má smysl mít vyhrazený softwarový balíček, který s nimi nejen dokáže pracovat, ale také umožňuje nejširší škálu funkcí pro úpravy.
I když mnoho lidí bude znát soubor PDF jen pro čtení, Adobe Document Cloud umožňuje celou škálu vytváření a úprav, a to iu stávajících souborů PDF. K dispozici jsou také další funkce, jako je schopnost sloučit soubory PDF, chránit heslem a také odesílat dokumenty PDF pro vrácení dohod.
Díky tomu je Adobe Document Cloud neuvěřitelně všestranný a užitečný jako platforma pro úpravy a správu dokumentů, což umožňuje plnou kontrolu nad vašimi soubory způsoby, které běžné formáty dokumentů buď nepodporují.
Vzhledem k tomu, že tolik podniků skenuje dokumenty do formátu PDF pro své digitální archivy, je služba Adobe Document Cloud ještě důležitější součástí vaší nabídky kancelářského softwaru, i když pro různé úkoly používáte i jiné programy.
A protože dokumenty lze běžně exportovat do formátu PDF jiným kancelářským softwarem, může to z Adobe Document Cloud udělat něco jako hlavní ovladač pro všechny vaše úpravy a ukládání dokumentů.
- Přečtěte si naši úplnou recenzi Adobe Document Cloud.
Zvažte také tyto editory dokumentů
Přetížení dokumentů ve vašem podnikání? eFileCabinet je zde, aby vám pomohl pořizovat, ukládat, spravovat a sdílet soubory. Dodává se také jako mobilní aplikace, která umožňuje uživatelům klikat a nahrávat obrázky dokumentů, které pak mohou být zpracovány a uloženy.
Společnost Microsoft se chce postarat o vaše čmáranice a kratší texty i o delší dokumenty Jedna poznámka převzetí Evernote ve světě úprav a správy poznámek. Ti, kteří jsou již dobře integrovaní v ekosystému Office, se mohou rozhodnout pro verzi Microsoftu.
Možná si myslíte, že jsme již pokryli vše, co můžete s dokumentem dělat, ale ne. Zadejte specialistu na elektronický podpis DocuSign, což umožňuje podnikům a jejich klientům rychle a snadno podepisovat celou řadu dokumentů a formulářů online bez potíží s zaškolením nebo instalací dalšího softwaru.
