Vzhledem k tomu, že se kybernetické útoky šíří plošně, musíme být při ochraně našich údajů stále ostražitější. Pokud provozujete daňovou společnost, pak má zásadní význam také odpovědnost za ochranu údajů o daňových poplatnících klienta. Během daňové sezóny se rizika ještě více zvyšují, protože podniky a daňové firmy sdílejí informace, když se snaží dosáhnout času pro podání daňových přiznání.
To je samozřejmě velmi zajímavé pro kyberzločince, kteří by rádi využili příležitosti získat přístup jak k vašim údajům daňových společností, tak ik informacím o klientech. Pokud se jim podaří proniknout do těchto údajů daňových poplatníků, mohou je použít k podávání podvodných daňových přiznání a také k tomu, že vaše daňová firma a její databáze klientů budou mít vážné vedlejší účinky.
Je proto zásadní zajistit, aby jednotlivci i daňové firmy zavedli opatření, která pomohou snížit hrozbu kyberzločinců. Pro jednotlivce je balíček ochrany před krádeží identity skvělý nápad.
U daňových podniků lze podniknout určité kroky, z nichž mnohé jsou relativně jednoduché a nezahrnují nic jiného než liberální částky zdravého rozumu. U robustnější sady preventivních opatření však budete chtít získat pomoc s komplexnějším řešením, možnosti, které prozkoumáme níže.
- Podívejte se na nejlepší ochranu proti krádeži identity
- Nejlepší daňový software současnosti
- Podívejte se na nejlepší účetní software
Hackerské hrozby
Obětí počítačové kriminality se může stát kdokoli, a to se netýká pouze domácích e-podání daňových přiznání pro jejich notebooky, počítače nebo smartphony. Tato zpráva přináší pravidelné titulky o narušení bezpečnosti ve velkých společnostech, což často vede k ohrožení údajů o zákaznících. Může to být jen e-mailová adresa, která se ztratí, i když vážnější porušení může zahrnovat například podrobnosti adresy, čísla kreditních karet a co je horší, čísla sociálního zabezpečení jsou ohrožena.
Pokud provozujete daňovou společnost, odpovědnost je tedy značná, což znamená, že musíte zajistit, abyste měli všechna opatření na ochranu údajů o klientech. IRS poskytuje užitečnou dokumentaci, která vám může pomoci nastínit klíčové odpovědnosti a záruky, které je třeba zavést, aby pomohly v boji proti tomuto problému. S názvem Zabezpečení údajů o daňových poplatnících je to praktický průvodce, který nastiňuje opatření, která musí váš daňový podnik přijmout.
Pokud vaše společnost zpracovává spoustu práce s elektronickým podáním, pokud jde o přiznání k dani z příjmů fyzických osob, pak je to dobré čtení. Vypracování akčního plánu a nejlepších preventivních opatření, která je třeba přijmout, jistě pomůže vaší daňové firmě zabezpečit údaje o klientech efektivněji.
Bezpečnostní software
Bez ohledu na to, jak dobrý bezpečnostní software se tam dostane, jsou kyberzločinci, kteří se zdají být schopni zůstat o krok napřed před hrou. Pokud však provozujete daňovou společnost, ignorování hrozby a vůbec neobtěžování bezpečnostním softwarem není opravdu skvělý nápad. Pokud investujete do antivirového a firewallového softwaru, budete určitě na lepším místě, než abyste neměli vůbec nic.
Balíčky zabezpečení založené na předplatném se také neustále aktualizují, což znamená, že všechny nové hrozby se doufejme zastaví, než kyberzločinci získají přístup k vašim klientským datům. Mít tolik překážek, které by zastavily kyberzločince a zabránily podvodníkům v krádeži identity získat informace o klientech, které by mohly zahrnovat jejich důležité číslo sociálního zabezpečení, je zásadní, proto je rozumné vybrat ten nejlepší dostupný.
I když se mnoho balíčků bezpečnostního softwaru a brány firewall aktualizuje dynamicky, stojí za to mít přehled o tom, co vaše předplatné dělá. Také se ujistěte, že zastavíte cokoli, aby vypršelo, například vypršení platnosti účtu předplatného. Při kontrole nastavení bezpečnostního softwaru je také moudré se podívat na získání lepšího softwaru pro šifrování disků, pokud ho ještě nemáte zavedený, aby bylo možné pokrýt další základy v síťových ujednáních vaší daňové firmy.
Ochrana dat
Pokud provozujete daňovou společnost, je vysoce pravděpodobné, že budete muset mít v podniku značné množství uložených dat. Jak je často také často uváděno, případy ohrožení uložených dat jsou zcela běžné a do mnoha systémů jsou hackovány externí zdroje. To znamená, že byste měli podniknout kroky k zajištění šifrování všech vašich klientských dat i interních informací o daňových firmách.
Společnosti stále více využívají mnoho různých možností poskytovaných externími servery a cloudovými záložními systémy. Mnoho z nich má zavedena mnohem lepší bezpečnostní opatření, než jaké by snad mohl mít samostatný podnik. Stojí za to zkontrolovat vaše možnosti, pokud jde o něco jako jeden z nejlepších cloudových zálohovacích systémů, protože jsou často překvapivě dostupné.
Pokud přecházíte na cloudové nastavení, ujistěte se, že jste rozumní, pokud jde o vyřazování starých disků z provozu. Veškerý hardware, který byl použit v rámci vaší daňové firmy, bude nutné otřít; ujistěte se, že všechna data na discích byla předem zálohována. Zatímco zastaralý kus hardwaru, jako je starý disk, se nemusí zdát nikomu příliš zajímavý, počítačoví zločinci ho mohli považovat za nesmírně užitečný. Určitě tedy věnujte čas tomu, aby tyto staré jednotky byly nečitelné.
Monitorujte pohyb
Bez ohledu na to, jak velká nebo malá může být vaše daňová firma, je třeba neustále sledovat aktivitu v rámci vašich klientských účtů. Je důležité mít přehled o všem, co nemusí vypadat nebo vypadat dobře. Jedním z nejužitečnějších pomůcek k tomu je použití identifikačního čísla Electronic Filing Identification Number (EFIN), které IRS vydává jednotlivcům a firmám, které byly schváleny jako autorizovaní poskytovatelé elektronických souborů interní příjmovou službou.
Budete muset pečlivě hlídat množství daňových přiznání, která se podávají ve vaší firmě, což lze provést pomocí EFIN. To by mělo umožnit mnohem snazší monitorování a umožnit vám odhalit jakoukoli podvodnou návratovou aktivitu, protože je třeba ji zahrnout do veškerého elektronického návratového materiálu dodávaného do IRS.
I když je systém, který má IRS zavedený, dobrý, můžete pomoci věci tím, že budete usilovně pracovat a zajistíte, aby váš daňový podnik dělal vše pro to, aby chránil klientská data. Hledejte sdělitelné známky podvodné činnosti a ohrožení kybernetickými zločinci, jako jsou odmítnutá vrácení, oznámení týkající se vrácení klienta, která dosud nebyla podána, nebo jiné nesrovnalosti, které by mohly a měly zvonit tyto poplašné zvony.
Hlášení podvodu
Pokud narazíte na něco nevhodného nebo odhalíte něco, co je očividně podvodné, pak je dalším krokem co nejrychleji přijmout opatření. Pro případy porušení předpisů souvisejících s daněmi budete chtít okamžitě kontaktovat úřad IRS tím, že je seznámíte s podrobnostmi. Pokud k ochraně svých klientských dat používáte služby jiných společností, měli byste jim také dát vědět.
I když se to všechno děje, je také důležité pamatovat na zabezpečení vašich citlivých informací o klientech, takže nesdílejte nic s nikým jiným než s IRS. I když využijete pomoci externích odborníků v oblasti IT a zabezpečení, je stále moudré udržet okruh lidí zapojených do vyšetřování co nejmenší, jak je reálně možné.
- Podívejte se na naši nejlepší ochranu proti krádeži identity
