Většina firem a jednotlivců, kteří vytvářejí a spolupracují online pomocí dokumentů, tabulek a prezentací, bude Microsoft Office znát, ale mnoho lidí si stále neuvědomuje četné funkce šetřící čas zabudované do této výkonné kancelářské sady.
V tomto článku se podíváme na 18 tipů na úsporu času, které vám a vašim zaměstnancům pomohou vytěžit ze sady Microsoft Office maximum, bez ohledu na to, zda používáte Microsoft 365 nebo Microsoft Office 2022-2023. Vaše dokumenty, tabulky a prezentace budou vypadat skvěle a za poloviční dobu je dokončíte.
Při správném použití mohou tyto skryté funkce výrazně zvýšit produktivitu zaměstnanců, pomoci vám ušetřit čas a peníze a poskytnout jim příjemnější pracovní zkušenost.
Pokud hledáte levnější způsob vytváření bohatých dokumentů, výkonných tabulek a poutavých prezentací, podívejte se na náš seznam bezplatného kancelářského softwaru.
Jak maximálně využít Microsoft Office: Příprava
Do Microsoft Office jsou neustále přidávány nové funkce, takže se ujistěte, že máte nejaktuálnější verzi softwaru. Pokud máte předplatné Microsoft 365, můžete své aplikace aktualizovat z aplikace Microsoft Autoupdate nebo jim jednoduše povolit automatické aktualizace. V opačném případě, pokud jste si zakoupili samostatnou verzi sady Microsoft Office, mějte na paměti, že pro přístup k některým níže uvedeným funkcím bude pravděpodobně nutné provést upgrade.
Tip 1: Automatické ukládání změn s OneDrive
OneDrive je služba cloudového úložiště Microsoft Office a je k dispozici, ať už máte předplatné Microsoft 365 nebo ne. OneDrive vám nejen umožní přístup ke všem vašim souborům kdekoli a kdykoli, můžete také připojit OneDrive k softwaru Microsoft Office a využít tak funkci automatického ukládání.
Pokud je povoleno, změny se aktualizují na cloud v reálném čase. OneDrive navíc ukládá více verzí vašich dokumentů, takže je můžete podle potřeby snadno porovnat a vrátit zpět k předchozí verzi. Kdokoli, kdo někdy ztratil hodinovou práci kvůli závadě počítače nebo výpadku proudu, bude vědět, jaká je tato funkce šetřící čas. Chcete-li najít starší verze v Microsoft 365, klikněte na Soubor> Informace> Historie verzí.
Tip 2: Naučte se zástupce celé sady
Jednou z největších výhod Microsoft Office je, jak konzistentní je uživatelský zážitek napříč různými aplikacemi. To znamená, že většina klávesových zkratek funguje stejným způsobem v aplikacích Word, Excel a PowerPoint. Naučení těchto příkazů může výrazně urychlit produktivitu. Ctrl + S (⌘S) pro uložení, Ctrl + P (⌘P) pro tisk a ještě více obskurní příkazy jako Ctrl + D (⌘D) pro dialogové okno Písmo v celé sadě.
Skvělým tipem na produktivitu je poskytnout seznam běžných zkratek zaměstnancům, kteří na ně mohou podle potřeby odkazovat, dokud se nestanou druhotnou.
Tip 3: Použijte funkci Tell Me (Word)
Do aplikace Microsoft Office 2016 byla přidána funkce Tell Me (what you want to do), ale jakmile se naučíte, jak ji používat, je to dar z nebes. Chcete změnit styl? Zadejte „Styl“. Oříznout fotografii? Zadejte „Oříznout“. Vložte tabulku, přidejte komentář, změňte rozložení, aktualizujte design, nahlas přečtěte text - téměř každá funkce Office je přístupná rychle a snadno prostřednictvím této nabídky - zatímco inteligentní návrhy usnadňují hledání toho, co hledáte, zadáním jen jedno nebo dvě slova.
Microsoft 365 však neustále aktualizuje svoji sadu funkcí, což u novějších verzí nemusí být k dispozici.
Tip 4: Rychle sdílejte dokumenty pomocí tlačítka Sdílet
Tlačítko sdílení se nachází v pravém horním rohu aplikace a lze jej použít k rychlému sdílení dokumentu prostřednictvím OneDrive, e-mailu, AirDrop (pouze Mac) a dalších služeb třetích stran. Místo otevření e-mailového klienta, procházením souboru („Kam jsem to znovu uložil?“), Stačí kliknout na tlačítko Sdílet a vybrat příjemce.
Tip 5: Najít a nahradit
Pokud potřebujete změnit slovo nebo skupinu slov v celém dokumentu, můžete to udělat rychle pomocí funkce Najít a nahradit. Stačí stisknout Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) a objeví se dialog Najít a nahradit. Do pole Najít zadejte text, který chcete změnit, do pole Nahradit náhradu a stiskněte tlačítko Nahradit. Office prohledá dokument a podle potřeby provede změny.
Můžete také nahradit ničím (ponechat pole Nahradit prázdné) a odstranit více instancí slova.
Tip 6: Pokročilé hledání a nahrazení
Tento mocný nástroj obsahuje více, než se na první pohled zdá. Kliknutím na tlačítko v levé dolní části dialogu získáte přístup k pokročilým funkcím pro okamžitou změnu stylu písma, nastavení odstavců a dalších textů, které potřebujete.
Můžete například najít vše tučně text a písmo zčervenat, jinak vyberte celý text v určitém jazyce a proveďte jeho kurzívu. Tuto možnost použijte kdykoli, abyste provedli rozsáhlé změny konkrétních stylů textu.
Tip 7: Upravte a použijte styly pro skvěle vypadající dokumenty
Je překvapivé, kolik lidí denně používá Microsoft Office, ale přesto styly nevyužívají k zefektivnění svých dokumentů a zrychlení psaní. Styly najdete na kartě Domů a umožňují vám použít předem navržené nastavení písma za běhu. Tyto styly můžete také upravit tak, aby odpovídaly vašim potřebám a dokumentu. Styly se automaticky aktualizují také při změně motivů, což usnadňuje rychlou úpravu vzhledu celého dokumentu.
Tip 8: Zkopírujte a vložte více položek pomocí aplikace Spike
Tato užitečná funkce umožňuje kopírovat více položek a vložit je všechny najednou. Stačí vybrat první blok textu, stisknout Ctrl + F3 nebo ⌘F3 a poté přejít k dalšímu. Pokaždé, když stisknete Ctrl nebo Command + F3, text se uloží atd. Až budete připraveni vše vložit, zadejte Ctrl + Shift + F3 nebo ⌘⇧F3. Můžete také zadat „špice“ (malá písmena) a stisknout klávesu Enter a uložený text zůstane v paměti a bude použit jindy.
Tip 9: Kopírování a vložení formátování
Rychle zefektivněte formátování napříč bloky textu stisknutím Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) pro kopírování formátování (styl písma a odstavce, barvy, zarovnání atd.) A Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) pro vložení formátování na vybraný text.
Tip 10: Personalizujte si stužky Office
Pokud zjistíte, že často hledáte určité funkce v nabídkách nebo rozbalovacích nabídkách, neváhejte je přidat dopředu a na střed pásu karet. Můžete to udělat v části Předvolby> Pás karet a panel nástrojů nebo v nabídce Soubor> Možnosti> Přizpůsobit pás karet. Možná vás překvapí obrovská škála funkcí, které můžete přidat na pás karet pro rychlý přístup. Pás můžete také skrýt, abyste měli více místa, a to tak, že jednou kliknete na kteroukoli kartu, která je otevřená, přejdete na Zobrazení> Pás karet nebo zadáte Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Tip 11: Trojitým kliknutím vyberte odstavec
Většina lidí ví, že můžete slovo vybrat dvojitým kliknutím. Můžete také trojitým kliknutím na slovo vybrat celý odstavec, což je velmi užitečné pro pohyb po velkých částech textu při úpravách.
Tip 12: Upravte automatické opravy podle svých potřeb
Je běžnou stížností, že Microsoft Office mění text při psaní, i když jste si jisti, co tím myslíte. Tato nastavení můžete upravit v části Nástroje> Možnosti automatických oprav. Můžete odstranit všechny, které vás trápí, nebo přidat slova, která často zadáváte nesprávně. Můžete dokonce přidat symboly, například nahradit (c) znakem ©.
Tip 13: Porovnávejte dokumenty vedle sebe (pouze Windows)
Samozřejmě můžete pouze otevřít samostatná okna a umístit je vedle sebe, ale funkce Microsoft Office Side-by-Side jde o krok dále se synchronizovaným posouváním, což je velká úspora času při porovnávání a úpravách verzí dlouhých dokumentů.
Tip 14: Zobrazte dvě různé části stejného dokumentu pomocí zobrazení Rozdělit
Jedná se o fantastický nástroj, když potřebujete provést změny v jedné části dokumentu při odkazování na jinou část (například při psaní úvodu nebo závěru). Jednoduše přejděte na pás karet Zobrazit a vyberte Rozdělené zobrazení. V každém okně můžete samostatně procházet různé sekce a provádět změny v jedné z nich.
Tip 15: Kopírování a vkládání jako profesionál
Každý ví, jak kopírovat a vložit blok textu, ale věděli jste, že můžete rychle vložit text bez formátování nebo jako obrázek nebo PDF přímo do dokumentu? Stačí napsat Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) a zobrazí se dialog možností.
V aplikaci Word můžete tento dialog použít k vložení textu bez formátování, zatímco v aplikaci Excel můžete vkládat pouze hodnoty, formátování nebo komentáře, vše kromě okrajů a dokonce i průběžné sčítání, odčítání, násobení a dělení.
Tip 16: Přizpůsobte si místní nabídku
Funkce, které často používáte, můžete přidat na panel nástrojů Rychlý přístup v místní nabídce libovolné aplikace v horní části dokumentu. Ve výchozím nastavení uvidíte příkazy jako Uložit, Tisk a Zpět, ale můžete sem přidat téměř cokoli. Stačí kliknout na šipku vpravo a přidat příkazy podle potřeby.
Tip 17: Sloučit tvary (Powerpoint)
Můžete kombinovat různé jednoduché tvary, abyste vytvořili složitější tvary, které budou vypadat skvěle ve vašich prezentacích, a nepotřebujete k tomu efektní nástroj jako Illustrator. Stačí vybrat tvary, které chcete sloučit, a kliknout na Sloučit tvary na kartě Formát. Tyto sloučené tvary lze zkopírovat a vložit do jiných aplikací, jako je Word.
Tip 18: Použijte podmíněné formátování k dynamickému formátování buněk (Excel)
Podmíněné formátování umožňuje použít styly na konkrétní buňky na základě jejich hodnoty nebo obsahu. Můžete například chtít, aby každá kladná hodnota byla zelená a každá záporná hodnota byla červená. Stačí vybrat buňky, které chcete formátovat, a poté použít kartu Podmíněné formátování na pásu karet Domů. Existuje spousta předvoleb, nebo můžete definovat svá vlastní pravidla a rovnice.
souhrn
Microsoft Office je jedním z nejlepších dostupných kancelářských balíků s množstvím výkonných možností, které vám pomohou zefektivnit práci vašich zaměstnanců a zvýšit produktivitu. Povzbuďte členy týmu, aby prozkoumali software a aktivně mezi sebou sdíleli tipy a triky. Objevování nových funkcí je nejen zábavné a vzrušující, ale také mnohem usnadňuje spolupráci a umožňuje zaměstnancům dělat více za kratší dobu při pohodlnější práci.
- Představili jsme nejlepší nabídky Microsoft Office.
