Smartsheet není vaše typická platforma pro správu projektů. Místo toho je to tabulkový software podobný Excelu, který umožňuje složité zobrazování dat. I když platforma může pro vaše podnikání odemknout spoustu flexibility, je zapotřebí, aby manažer, který opravdu miluje tabulky, využil tento software co nejlépe. Smartsheet se obzvláště snadno nepoužívá a chybí mu intuitivní design mnoha konkurentů věnujících se řízení projektů.
Plány a ceny
Smartsheet má dvě úrovně plánu pro malé podniky a dvě možnosti vlastního plánu pro střední a velké podniky.
Individuální tarif stojí 19 $ na uživatele za měsíc nebo 168 $ na uživatele za rok, pokud je placen ročně. To zahrnuje mnoho funkcí Smartsheet, ale zejména opouští možnost sledovat pokrok a spravovat uživatele v týmu.
Obchodní plán stojí 32 $ na uživatele za měsíc nebo 300 $ za uživatele za rok, pokud je placen ročně. Tím se přidá funkce protokolu aktivit, správa skupin, vlastní řídicí panely a vytváření sestav. Obchodní plán vyžaduje, abyste si zakoupili minimálně tři licence.
Plány Enterprise a Premier jsou určeny pro větší společnosti, které potřebují pokročilé funkce správy a správy uživatelů. Plán Premier zahrnuje několik prémiových aplikací Smartsheet a podporu integrace se systémy Salesforce a Microsoft Dynamics. Chcete-li získat informace o cenách těchto plánů, budete muset kontaktovat Smartsheet.
Funkce
Funkce Smartsheet se svými funkcemi a rozhraním mnohem více podobá aplikaci Microsoft Excel než většině specializovaných nástrojů pro správu projektů. Se Smartsheetem můžete dělat téměř cokoli, co byste dělali s tradiční tabulkou, včetně sledování výdajů a rozpočtů a vytváření formulářů. Hlavní rozdíl spočívá v tom, že Smartsheet nabízí šablony a širokou škálu formátovacích nástrojů, aby platforma lépe fungovala pro obchodní prostředí.
Smartsheet vám například umožňuje vytvářet rozbalovací nabídky v buňkách, abyste měli rychlý přístup ke kontaktům, událostem v kalendáři, členům týmu nebo aktivním úkolům. Pomocí více rozevíracích nabídek můžete rychle a jednoduše vytvořit kontrolní seznam úkolů pro projekt, přiřadit ke každému úkolu členy týmu a stanovit termíny. Výhodou Smartsheet oproti jiným platformám pro správu projektů je, že máte v podstatě neomezený potenciál pro přidávání vlastních polí ke každému úkolu.
Na nástroji Smartsheet pro správu úkolů je hezké, že můžete úkoly přetahovat v tabulkách. Můžete tedy vytvořit hierarchii dílčích úkolů nebo přesunout položky do sloupce „Hotovo“ podle toho, jak si chcete lépe uspořádat pracovní postup. Kromě toho vám software umožňuje snadno definovat podmíněné formátování, takže můžete například zvýraznit všechny úkoly s termínem v příštích dvou týdnech.
Druhým způsobem, jak může být Smartsheet velmi užitečný, je jeho použití k vytváření hybridních tabulek. Smartsheet obsahuje šablony pro rozpočtování projektů, výdaje a sledování času. Na těchto šablonách můžete stavět a zjistit, kteří členové týmu jsou přiřazeni ke kterému projektu v rámci výkazu výdajů. Nebo integrujte výkaz výdajů přímo do tabulky časové osy projektu.
Automatizace pracovního postupu
Jednou z elegantních funkcí, které Smartsheet nabízí, jsou pracovní toky, které vám umožňují automatizovat některé vaše tabulky. Pracovní postupy vám umožňují používat data ke spouštění dalších událostí ve vašich listech. Můžete tedy mít nové uživatele automaticky přiřazené k projektu, když je určitý úkol označen jako dokončený, nebo aktivovat e-mailová upozornění, když je dosaženo určitého milníku nebo limitu výdajů.
Integrace aplikací
Smartsheet má obrovskou kapacitu pro integraci dalšího softwaru. Jak byste doufali, platforma funguje hned po vybalení s většinou hlavních poskytovatelů cloudových úložišť a Google Apps. K dispozici je také tržiště aplikací Smartsheet, kde najdete nové šablony tabulek, integrace jedním kliknutím a prémiové doplňky. Pokud nemůžete najít požadovanou integraci, můžete pomocí API Smartsheet vyvinout nové funkce.
Rozhraní a v provozu
Mělo by být malým překvapením, že Smartsheet není nejjednodušší nástroj pro správu projektů na světě - koneckonců se spoléhá výhradně na tabulky. Pokud jste švindl v Excelu, bude se inteligentním tabulím učit podstatně snadněji, než když se tabulkám obvykle vyhýbáte co nejvíce. Existují však určité rozdíly ve vzorcích a rozložení nabídek, takže software vyžaduje křivku učení téměř pro každého.
Zejména na začátku budete muset zjistit, které šablony budou pro vaši firmu fungovat. Šablony platformy jsou kategorizovány podle obchodní oblasti (např. Projektový management, prodej, marketing, IT atd.). V obchodě s aplikacemi Smartsheet však můžete prozkoumat i další šablony.
Smartsheet má také několik nedostatků poté, co jste se usadili v softwaru. Hlavní je, že spolupracovníci nemají snadný způsob, jak zjistit, kdo na jakém dokumentu pracuje. Pokud tedy pracujete v týmu, budete muset vymyslet strategii, jak zabránit přepsání práce v jedné tabulce správy úkolů.
Navíc, i když je Smartsheet cloudový software, postrádá funkci nepřetržitého automatického ukládání. Platforma uloží vaši práci v intervalech, ale pokud chcete, aby byla změna okamžitě předána spolupracovníkům v tabulce, musíte skutečně stisknout tlačítko „Uložit“.
Podpěra, podpora
Smartsheet má rozsáhlou knihovnu video tutoriálů, které vám pomohou orientovat se v softwaru. K řešení většiny běžných problémů existuje také spousta online dokumentace.
Smartsheet je však zaměřen na přímou zákaznickou podporu. Společnost můžete kontaktovat pouze prostřednictvím systému lístků e-mailové podpory, takže získání odpovědí na jakékoli dotazy může trvat celý pracovní den nebo více.
Konkurence
Smartsheet se nejvíce podobá AirTable, který také používá pokročilé tabulky k uspořádání projektů a všech dalších aspektů vašeho podnikání. AirTable je o něco levnější a nabízí uživatelsky přívětivější rozhraní, ale postrádá hloubku funkcí, které Smartsheet nabízí. AirTable zejména nemá nástroje pro automatizaci pracovních postupů a vytváření hybridních tabulek je mnohem obtížnější.
Závěrečný verdikt
Smartsheet je velmi pokročilý tabulkový nástroj, i když zdaleka není nejjednodušší software, který chcete použít, pokud potřebujete jen správu projektů. Pokud můžete překonat strmou křivku učení, je Smartsheet dostatečně univerzální, aby vytvořil hybridní tabulky s křížovými daty a umožnil automatizované pracovní postupy. Platformě však stále chybí některé základní funkce spolupráce, jako je automatická aktualizace v cloudu.
- Zde se můžete zaregistrovat do Smartsheetu
