Společnost Microsoft Teams vynaložila velké úsilí, protože společnost ji považuje za kritickou součást své funkce groupware, která uživatelům umožňuje kreativně kombinovat jejich úsilí prostřednictvím zabezpečeného centrálního komunikačního centra.
K dosažení tohoto cíle převezme Teams čtyři základní obchodní funkce a spojí je do jedné jednotné platformy. Patří mezi ně zasílání zpráv, koordinace schůzek, hlasové a / nebo videohovory a nakonec se integruje do Microsoft Office 365 spolu s dalšími důležitými obchodními nástroji, které používáte k podpoře svého podnikání.
Proto můžete komunikovat s jednotlivci nebo skupinami, koordinovat schůzky a aktivity, zaznamenávat veškerou komunikaci a spolupracovat na dokumentech v rámci pracovního postupu Teams.
Pojďme začít s týmy a projdeme si přesně to, jak je používáte.
- Možná chatujete na jednom z našich nejlepších notebooků roku 2022-2023
1. Spusťte týmy
Týmy lze používat na počítači přímo z prohlížeče, na mobilních zařízeních (Android a iOS) nebo prostřednictvím desktopových aplikací pro PC a Mac.
Ale pro tento výukový program použijeme verzi prohlížeče. Protože obsahuje stejné funkce a rozložení jako instalovatelná aplikace.
Chcete-li použít Teams, přejděte na toto webové umístění https://teams.microsoft.com/start
Zde vás vyzve k „bezplatné registraci“ a jediným omezením je, že již musíte mít nebo si v tuto chvíli vytvořit účet Microsoft.
Pokud již používáte obchodní verzi Microsoft Office 365, měli byste také vidět Teams jako jednu ze standardních aplikací v pracovním prostoru Office.
Jakmile zadáte účet Microsoft a heslo, budete požádáni, abyste řekli, v jakém prostředí budete týmy používat. Možné možnosti jsou ve škole, s přáteli a rodinou nebo v podnikání. Každá možnost mírně přizpůsobuje týmy těmto profilům, ale základní technologie je stejná.
U tohoto cvičení jsme jako výchozí zvolili možnost „Pro práci“.
S vytvořeným účtem a týmy nakonfigurovanými pro to, jak jej budete používat, vám webová verze nabídne desktopovou aplikaci, pokud je k dispozici pro operační systém ve vašem počítači. Není nutné to instalovat, ale někteří uživatelé jsou spokojenější s instalovatelnými aplikacemi, které nejsou závislé na prohlížeči.
Naším prvním úkolem je vytvořit náš první tým. Udělejme to hned.
2. Vytvořte tým
Základní strukturou týmů je předvídatelně „tým“.
Chcete-li vytvořit nebo se připojit k týmu, klikněte na část Tým na postranním panelu a poté označte štítek v levé dolní části aplikace, kde je uvedeno „Připojit se nebo vytvořit tým“. Pokud veřejné týmy již existují, uvidíte ty, které se mají zobrazit, nebo můžete zadat kód pro připojení k soukromému týmu.
V našem příkladu zatím žádný z nich není k dispozici. Dostáváme pouze možnost „Vytvořit tým“.
Pro ty podniky, které již mají skupiny Office 365, je lze využít jako rychlý způsob vytvoření týmu s připojenými členy, ale vytvoříme ho úplně od začátku výběrem této možnosti z prvního vstupu.
Poté se můžete rozhodnout, zda je tým veřejný, soukromý nebo na úrovni celé organizace. K veřejnému týmu se může připojit kdokoli, soukromý je pouze pro pozvané a celá organizace automaticky přidává všechny členy firmy.
Poté se můžete rozhodnout, jak se bude tým jmenovat, popsat jej a potvrdit, o jaký typ se jedná. Pokud máte soukromý tým, o kterém se později rozhodnete, že by měl být veřejný nebo celorepublikový, můžete jej jako tvůrce týmu později změnit, pokud si přejete.
Aby však byly týmy užitečné, musí obsahovat více než jen vaše jméno a podrobnosti, je třeba i jména ostatních členů týmu. Přidejte další.
3. Přidávání členů týmu
Existuje mnoho způsobů, jak přidat lidi do týmů, ale nejjednodušší je poslat jim e-mailový odkaz, který je zaregistruje, jakmile na něj kliknou. Nebo můžete jednoduše přidat jejich e-mailovou adresu přímo do týmů.
Můžete také importovat jména a e-mailové adresy z jiných aplikací, které obsahují tato data, jako je Outlook, Lidé nebo jiné úložiště kontaktů.
Jakmile má tým přidružené některé lidi, zobrazí se v seznamu Tým a můžete zkontrolovat jeho členy a jakoukoli aktivitu.
Ve výchozím nastavení má pouze jeden diskusní předmět „Obecné“. V týmech se tyto podsekce týmu nazývají kanály a my nyní jeden z nich přidáme a zahájíme konverzaci.
4. Přidejte kanál
Informace požadované pro kanál jsou jako tým. Má název, popis a můžete říci, zda je standardní nebo soukromý. Poslední možnost je velmi užitečná, pokud chcete zahájit soukromou konverzaci s jiným členem týmu, ale vyhnout se ostatním, aby ji viděli.
Jakmile je kanál vytvořen, můžete přidávat příspěvky, načítat soubory a komunikovat s ostatními v týmu.
Vytvořili jsme kanál nazvaný „Prázdninová dobrodružství“ a poté jsme přidali několik webových stránek a krátký příspěvek o kanálu. Každý člen s přístupem k tomuto kanálu může být upozorněn, pokud je zveřejněn nový obsah, a můžete také odkazovat na lidi v příspěvcích umístěním znaku @ a poté jejich jmen.
5. Konverzace kanálu
Chatování na kanálu není jako normální chat, kde se hovoří výhradně mezi dvěma stranami, je to spíše jako hlasitá diskuse v kanceláři s otevřeným prostorem.
V našem příkladu mluví člen týmu Zen s Markem, zpráva je odeslána Markovi, ale všichni ostatní mohou konverzaci vidět. Pouze Mark dostane upozornění, že je středem komentáře. Tento přístup umožňuje, aby zpráva byla upozorněna na více lidí, a všichni si byli vědomi toho, co bylo řečeno, pokud mají otevřené týmy nebo jsou povolena upozornění.
Zajímavé je, že i když nejste zmíněni, stále můžete odpovídat na zveřejnění příspěvku v kanálu, třeba říct „Mark je na den, možná zapomněl na vaši schůzku?“.
6. Doba videochatu
Ve spodní části panelu na pravé straně je řada ikon, které umožňují konverzacím mít bohatší obsah než jen slova, a vedle nich nejdůležitější ikona ve službě Meet.
Ikona připomínající videokameru má štítek „Seznamte se“, pokud na ni umístíte ukazatel myši a ve výchozím nastavení iniciuje schůzku s videem.
Jakmile na něj kliknete, budete mít možnost video deaktivovat, pokud chcete, a také dát schůzce předmět. Jakmile se rozhodnete, můžete kliknout na „Setkat se nyní“ a zahájit schůzku, i když jste v tom okamžiku jediným účastníkem.
Při probíhající schůzce byste měli vidět sami sebe a také malý ovládací panel, který umožňuje ztlumit zvuk, deaktivovat video, distribuovat soubory účastníkům, zobrazit chat a také vidět, kdo se účastní.
Můžete také sdílet plochu nebo použít funkci tabule k anotaci obrázku nebo prezentace, o kterých možná diskutujete.
7. Správa kanálů
Pokud se připojíte ke kanálu a poté se z jakéhokoli důvodu rozhodnete, že pro vás neobsahuje nic relevantního, můžete kanál odstranit. Uvědomte si však, že všechny konverzace, záznamy schůzek a cokoli jiného, co souvisí s tímto kanálem, budou smazány a vy si to rozmyslíte a vrátíte se zpět.
Jedinou výjimkou pro vymazání je, že všechny připojené soubory budou na Sharepointu zachovány, a to i po odebrání kanálu.
Je zřejmé, že pokud odstraníte kanál vytvořený pro schůzku, která se neuskutečnila, nebo projekt, který nikdy nezačal, je to v pořádku. Při odstraňování kanálů, které v určitém okamžiku budete potřebovat, buďte opatrní, i když to není hned.
8. Přidání dalších funkcí
Verze Teams, kterou jsme představili, je základní funkcí tohoto produktu, ale do Teamů můžete přidat všechny funkce a integrace v závislosti na produktech, které používáte na pracovišti.
Dobrým příkladem této rozšiřitelnosti je, že mnoho společností bude provozovat Office 365 s cloudovým kalendářem a těm, které tak učiní, se v levé části „Setkání“ zobrazí další ikona. To umožňuje naplánovat schůzky v budoucnu a informuje všechny, pokud je sudá přesunuta nebo následně zrušena.
Microsoft Teams také poskytuje připojení k široké škále obchodních produktů třetích stran, jako jsou KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote a mnoho dalších. Pokud to s používáním Teamů myslíte vážně, stojí za to promluvit se svými IT pracovníky o tom, jaké další funkce můžete v Microsoft Teams povolit.
- Nejlepší prohlížeče roku 2022-2023: nejrychlejší a nejbezpečnější způsoby připojení online