G Suite, cloudová sada produktivity sestávající z aplikací, jako jsou Google Docs a Google Slides, byla od října 2022-2023 přejmenována na Google Workspace. Platforma byla nyní pozměněna tak, aby zahrnovala funkce jako chat a videokonference s ohledem na stále populárnější práci - domácí kultura roku 2022-2023. Je to také příslib dalších změn, které mají být zavedeny v příštích několika měsících.
Pro ty, kteří nejsou obeznámeni s G Suite, je to sada cloudových nástrojů, zejména včetně textového procesoru a správce tabulek, které jsou navrženy pro jediný účel - pomoci zaměstnavatelům (a jejich zaměstnancům) zvyšovat produktivitu na pracovišti.
- Chcete vyzkoušet Google Workspace? Podívejte se na web zde
Kromě obvyklých zvonů a píšťal, které se staly charakteristickým znakem nejlepších kancelářských softwarových balíčků, jako je tento, přichází také s rozsáhlým systémem podpory a cloudovým pracovním prostředím. Zatímco nástroje dodávané s G Suite lze v případě potřeby použít offline, jejich primárním účelem je pomáhat online pracovním tokům.
Jak se tedy Google Workspace liší od G Suite? Prozatím se používá jako zastřešující termín pro označení někdejší G Suite i nově integrované služby Google Meet. Vyznačuje se novou cenovou strukturou a slibuje další změny.
Funkce
Google Workspace je platforma produktivity typu vše v jednom, která je domovem několika aplikací. Zde se na ně po jednom podíváme a probereme jejich různé funkce.
E-mailová služba bohatá na funkce zabalená v elegantním oblečení, Gmail je nezbytným komunikačním nástrojem pro spotřebitele i podnikové uživatele. Věděli jste, že ji od roku 2022-2023 celosvětově používá 1,8 miliardy lidí?
Více než jen poskytovatel e-mailových služeb, Gmail chytře využívá algoritmy a umělou inteligenci na své platformě. Funkce inteligentního psaní například nabízí návrhy založené na vašem stylu psaní během psaní, předpovídá, co se chystáte psát dále, a zrychluje proces psaní e-mailů.
Gmail také obsahuje pokročilé filtry nevyžádané pošty, které udržují nevyžádanou poštu mimo vaši doručenou poštu, a vydává pravidelná připomenutí zvaná „nudge“, která vás udrží v konverzaci. Využívá algoritmus k automatickému třídění e-mailů do různých kategorií podle jejich povahy.
Uživatelé navíc mohou využít funkce offline přístupu k e-mailům i bez připojení k internetu. Gmail je k dispozici na široké škále zařízení, včetně smartphonů, tabletů a počítačů.
Google Docs je cloudová aplikace pro zpracování textu pro práci. Obsahuje standardní editor RTF vytvořený v online prostředí a minimalistický design zaměřený na použitelnost a snadný přístup. I když není tak bohatý na funkce jako Microsoft Word, dokáže si díky své cloudové synchronizaci a sdílení vytvořit velkou mezeru.
Dokumenty Google jsou přístupné jako webová aplikace pro počítače a aplikace ke stažení pro smartphony a tablety. Zatímco jeho možnosti zpracování textu jsou většinou běžné, s možnostmi, jako je přidání obrázků, změna velikosti písma a vložení tabulek do dokumentu, místem, kde skutečně svítí, je možnost bezproblémového sdílení dokumentů s ostatní členové vašeho týmu a spolupracujte s nimi v reálném čase.
Jeden dokument vytvořený pomocí Dokumentů Google může sdílet a přistupovat k němu až 100 uživatelů najednou. Pokaždé, když jeden uživatel v dokumentu provede jakoukoli změnu, je zbytek viditelný. Mezi další pozoruhodné funkce patří vestavěný překladatelský nástroj, který dokáže automaticky převést váš text do jiného jazyka.
Tabulky Google jsou nástrojem pro správu tabulek, podobně jako Microsoft Office Excel. Zatímco druhý je rozhodně silnější, pokud jde o naprosté měřítko, se schopností obsahovat více buněk na tabulku a velmi užitečnou funkcí rychlého přístupu, Tabulky Google stále berou na sebe kolaboraci.
Kromě standardních funkcí nabízených jakoukoli jinou tabulkovou aplikací přicházejí Tabulky Google s vynikající sdílitelností. Stejně jako Dokumenty Google jej lze sdílet s více uživateli v cloudu pomocí společného odkazu. Uživatelé, kteří přistupují k dokumentu návštěvou tohoto odkazu, pak budou moci spolupracovat a provádět změny v dokumentu v reálném čase.
Ve srovnání s Dokumenty si Tabulky trochu zvykají, ale stejně tak i všechny aplikace pro správu tabulek. Stále se však vyznačuje jednoduchým rozhraním a minimalistickým designem a je v něm jednoznačně jednodušší navigace než v Excelu.
Google Slides je tvůrce online prezentací používaný podniky a vzdělávacími institucemi. Využívá pohyblivé prezentace obsahující animace a multimediální obsah k vyprávění příběhů a předávání informací. I když to není tak populární nebo bohatý na funkce jako Microsoft Powerpoint, dokáže Slides také obstát v konkurenci, ať už jde o spolupráci.
Prezentace Google obsahují uživatelské rozhraní, na které je snadné si zvyknout. Ve středu obrazovky je váš aktuální snímek, který je označen velkým prázdným místem, ve kterém můžete provádět změny a přidávat prvky. Směrem k levé straně obrazovky je zbytek snímků zobrazený ve formátu miniatur v chronologickém pořadí. Nad nimi panel nástrojů visí s dostatkem nástrojů a možností, které vám pomohou navrhnout vaši prezentaci.
Stejně jako jakýkoli jiný prezentační software používá Prezentace Google kombinaci obrázků, videí, animací, textu a vektorové grafiky k vyprávění příběhu nebo sdělování věcných informací. Obsahuje širokou škálu předem navržených šablon, ze kterých si můžete vybrat. Můžete také přidat tabulky a grafy pro další přizpůsobení prezentace.
Cloudová aplikace pro psaní poznámek, jako je Evernote a OneNote, lze pomocí aplikace Google Keep namísto fyzického notebooku rychle zaznamenávat důležité informace doma i v práci. Je zdarma k použití, podobně jako zbytek pracovního prostoru Google, ale pro ty, kteří hledají více úložného prostoru a prémiovou podporu, jsou k dispozici placené plány.
Google Keep na rozdíl od jiných aplikací, jako jsou Dokumenty a Prezentace, neumožňuje sdílení odkazů. Stále však můžete sdílet poznámky prostřednictvím e-mailu a umožnit ostatním provádět v nich změny, kdykoli chtějí. Poznámky lze použít k připomenutí konkrétních úkolů a dokonce k opakování. K třídění poznámek do kategorií můžete také použít barevné kódování a vlastní štítky.
Jednoduše klikněte na možnost Zapsat poznámku a začněte si psát poznámky pomocí Google Keep. Rozhraní se velmi snadno používá a pouhými několika kliknutími můžete nastavit připomenutí, přidat zaškrtávací políčka a vložit obrázky. Pokud jste použili aplikaci pro psaní poznámek, jako je Evernote, neměli byste mít problémy s vymýšlením, jak používat Google Keep.
Disk Google je ústředním bodem online pracovního toku Google Workspace. Cloudové řešení pro ukládání a zálohování souborů je dokonalým cílem, kde jsou uloženy všechny vaše dokumenty, soubory a složky s Googlem, včetně těch, které byly vytvořeny pomocí aplikací, jako jsou Dokumenty, Tabulky a Prezentace.
Drive využívá webové rozhraní, které můžete použít k nahrávání souborů a složek přímo do cloudu. Dodává se s 15 GB volného úložiště pro všechny uživatele, s dalším úložištěm pro ty, kteří si zakoupili předplatné Workspace. Je postaven na efektivitě a to, co mu chybí u zvonků a píšťal, to více než vynahradí rychlostí a snadným použitím.
Kromě webové verze přichází Drive s aplikacemi ke stažení pro uživatele Android a iOS. Nabízí také oficiální klienty pro stolní počítače se systémy Windows a macOS, pomocí kterých lze neustále zálohovat data přímo ze složky v místním úložišti vašeho počítače. Pokud jde o další funkce, Disk Google také podporuje správu verzí souborů, pokročilé vyhledávání, offline přístup a další.
Google Meet je nástroj pro videokonference pro moderní firmy. Mohou jej zaměstnanci ve vzdáleném pracovním prostředí využít k vedení osobních rozhovorů na jakoukoli vzdálenost, a za tímto účelem je téměř bezchybný. Využívá elegantní a moderní rozhraní a jeho použití je velmi snadné, a to i pro ty, kdo začínají s videokonferencemi.
Google Meet podporuje videokonference až s 250 lidmi současně. Dodává se také s možnostmi sdílení souborů, obrázků a obrazovky v reálném čase. K dispozici je také funkce živého dotazování a systém zasílání textových zpráv, které udržují konverzace poutavé.
Zahájení videokonference pomocí služby Google Meet je stejně snadné jako spuštění aplikace a sdílení přístupového odkazu. Účastníci se pak mohou ke konferenci připojit pomocí přístupového odkazu nebo telefonického čísla. Jako hostitel můžete selektivně přijímat účastníky na svou schůzku a odmítat žádosti neoprávněných uživatelů. Proces je velmi přímočarý.
Chat Google, dříve známý jako Google Hangouts Chat, není běžná aplikace pro chatování. Jedná se spíše o týmovou službu zasílání zpráv určenou pro pracoviště, aby zaměstnanci byli navzájem propojeni. Značka byla předtím nepochybně matoucí kvůli koexistenci běžné chatovací aplikace společnosti Google Hangouts.
Chat Google není určen pro koncové spotřebitele. Jedná se spíše o obchodní aplikaci ve znamení Slack, Skype for Business a Microsoft Teams. Je v zásadě vytvořen pro zasílání zpráv 1: 1, ale má také funkce skupinových konverzací dostupné na pracovištích.
Google Chat funguje jako každá jiná chatovací služba. Vlevo je postranní panel se seznamem kanálů, kterých jste aktuálně součástí, a přímé konverzace, které jste vedli. Ve středu obrazovky je kanál nebo konverzace, které jsou aktuálně zaostřeny. Standout feature here is the way Google Chat integrates with the rest of Google Workspace, allowing you to share documents and have throughout conversations while accessing those documents.
V době, kdy Google+ stále existoval a sloužil jako sociální síť pro koncové spotřebitele, byla služba Google Currents zděděnou verzí Google+, kterou firmy mohly používat k internímu připojení. Představte si to jako sadu nástrojů určených k podpoře interakce a zapojení na pracovišti, něco jako interní sociální síť.
Google Currents je navržen jako digitální nástěnka. Na této desce jsou zprávy sdílené napříč celou komunitou na pracovišti, fungující jako rozbočovač důležitých zpráv, sdílených souborů a diskusí v komunitě. Existují proudy, které kategorizují různé příspěvky do různých témat, a komunity, které fungují jako podskupiny na pracovišti. Skládá se také ze značek a uživatelských profilů.
Currents je zahrnut jako součást vašeho předplatného a je přístupný na webové stránce. Má intuitivní minimalistický design a jednoduché rozhraní, se kterým je snadné začít. Zatímco Google Chat je primárně určen pro zasílání zpráv 1: 1, Google Currents funguje jako centrum pro obecnou diskusi a správu komunity.
Google Forms je bezplatný nástroj pro vytváření formulářů a průzkumy, který je k dispozici pro jednotlivce i firmy. Neomezuje maximální počet otázek, průzkumů nebo účastníků, a to ani na bezplatný účet. Trpí však problémem nízké přizpůsobitelnosti, protože existuje jen hrstka typů otázek, ze kterých si můžete vybrat, a žádný způsob přístupu k platbám prostřednictvím formulářů.
Formuláře Google umožňují přidat do průzkumu tři typy otázek: výběr z možností, rozbalovací nabídka a krátká odpověď. Můžete také umožnit uživatelům nahrávat soubory během účasti v průzkumu. Neexistují však žádné možnosti, jak přijímat platby nebo klást otázky týkající se obrázků nebo videí.
Pozitivní je, že si můžete vybrat, jaký druh odpovědí je přijatelný, a dokonce pomocí vestavěných funkcí automaticky skóre skóre. To funguje opravdu dobře, pokud se pokoušíte spravovat online kvíz.
Podmíněná logika a bezproblémová spolupráce jsou další dvě výjimečné funkce formulářů Google. Logika vám umožňuje měnit a přizpůsobovat části vašeho průzkumu na základě odpovědí účastníka. Spolupráce vám umožňuje, aby více členů týmu spolupracovalo na návrhu jednoho formuláře. Formuláře také umožňují vizualizovat výsledky průzkumu ve formě výsečového grafu pro snazší sběr dat.
Weby Google jsou bezplatný nástroj pro tvorbu webových stránek s funkcemi barebone. Je to dostatečně dobrý nástroj pro rychlé a snadné vytváření webů, ale postrádá pokročilé funkce a přizpůsobitelnost. Nelze například vytvořit blog nebo online obchod. K dispozici je velmi základní sada bezplatných šablon, i když jsou responzivní. Můžete také vložit videa, formuláře, tlačítka a posuvníky, abyste mohli svůj web dále přizpůsobit.
Google Apps Script je kódovací platforma, kterou lze použít k vytváření doplňků pro další produkty Workspace pomocí Javascript. V zásadě pomáhá vývojářům přizpůsobit pracovní prostor Google, díky čemuž je prostředí pro jejich konkrétní firmu efektivnější. Není nutné říkat, že to vyžaduje určité množství znalostí o kódování, aby to fungovalo. Může však být užitečné při vyplňování mezer pro různé pracovní postupy a přizpůsobení aplikací, jako jsou Dokumenty Google a Gmail, aby fungovaly pro konkrétní případy použití.
Google Calendar je bezplatný online kalendář, který můžete použít ke sledování událostí a správě itinerářů na pracovišti. Váš tým jej může společně využívat ke správě událostí souvisejících s prací, jako jsou schůzky a konference. Je také navržen tak, aby spolupracoval se zbytkem pracovního prostoru Google, a lze jej použít k přiřazení úkolů a plánů zaměstnancům.
Google Jamboard je naopak bezplatná online tabule pro jednotlivce a firmy. Představuje ji sdílená bílá obrazovka, na kterou můžete kreslit, vkládat obrázky a přidávat text. Lze jej použít k rychlému sdělování nápadů a informací během online konferencí a schůzí správní rady.
Sejf Google vám pomáhá shromažďovat, organizovat, zobrazovat a exportovat data související s pracovním tokem vaší organizace v pracovním prostoru Google. Může být použit ke sledování konverzací, dokumentování událostí a dohlížení na celý pracovní proces vaší organizace. Neslouží však jako alternativní nástroj pro zálohování vašich dat v Workspace.
Google Cloud Search je technologie umělé inteligence, která vám pomůže sledovat data ve všech vašich aplikacích na Workspace. Je k dispozici ve formě digitálního asistenta a vyhledávače, který dokáže rychle určit polohu vašich hledaných dat. Zatímco Vault používají správci společnosti pro eDiscovery, Google Cloud Search používají zaměstnanci k rychlému vyhledání a přístupu k informacím týkajícím se organizace napříč celým pracovním prostorem Google.
Plány a ceny
G Suite pro firmy po velmi dlouhou dobu nabízel jednotný tarif předplatného za 12 $ měsíčně, který uživatelům umožňoval přístup ke všem produktům Google. S rebrandingem G Suite na Google Workspace však bylo oznámeno několik změn spolu s novými měsíčními plány předplatného pro podnikové uživatele.
Google Workspace nabízí tři plány předplatného na podnikové úrovni a dva plány na podnikové úrovni.
Business Starter, který stojí 6 USD na uživatele za měsíc, vám poskytuje přístup k 30 GB cloudového úložiště na uživatele a umožňuje videohovory až se 100 účastníky. Dodává se také s ovládacími prvky zabezpečení, standardní podporou a vlastním obchodním e-mailem. Tato cena zahrnuje všechny aplikace Google související s produktivitou
Následuje Business Standard, který stojí 12 $ na uživatele za měsíc a nabízí 2TB cloudové úložiště na uživatele a 150 účastnických videokonferencí s funkcemi nahrávání. Zbytek funkcí je téměř stejný.
Dále máme Business Plus, jehož cena je 18 USD na uživatele za měsíc. Tento plán umožňuje 250 účastníků na videohovor a 5 TB úložiště na uživatele. Tento plán přichází se všemi funkcemi zahrnutými do plánů Starter a Standard, spolu s přístupem k trezoru Google pro eDiscovery, který v těchto plánech není.
Podnikové plány nabízejí ještě více s neomezeným počtem uživatelů na účet a neomezeným úložištěm na uživatele, vyžadují však, abyste se obrátili na obchodní oddělení společnosti a požádali o vlastní ceny. Očekává se však, že pro Enterprise Standard a Enterprise Plus to bude stát přibližně 20 $ na uživatele měsíčně a 30 $ na uživatele měsíčně.
Podpěra, podpora
Google Workspace je dodáván s balíčkem bezplatného plánu podpory, který lze upgradovat na ještě více funkcí. Bezplatný tarif nabízí standardní případovou a telefonickou podporu s průměrnou dobou odezvy až 24 hodin.
Prémiová podpora je k dispozici pro zákazníky Business a Enterprise a přichází s kritickou podporou 24/7 a dobou odezvy pouhých 15 minut. Tento plán také nabízí podporu přizpůsobenou na míru podle kontextu a technického správce účtu. Ohledně vlastních cen se musíte obrátit na prodej společnosti Google.
Podporu Google lze kontaktovat prostřednictvím telefonu, chatu nebo e-mailu. Telefonická podpora je k dispozici ve 14 různých jazycích. K dispozici je také komunitní fórum přístupné všem placeným uživatelům.
Bezpečnostní
Google oznámil celou řadu bezpečnostních aktualizací na ochranu organizací před krádeží dat a zneužitím pracoviště. Google Workspace je ve skutečnosti prvním významným zpracovatelem dat, který získal certifikaci ISO / IEC 27701. Zejména byly provedeny aktualizace služeb Gmail, Chat, Meet a Vault, aby se zlepšilo zabezpečení a soukromí organizace.
Protokoly auditu a přehledy o ochraně dat byly hlavní součástí aktualizace, kterou Gmail obdržel. Správci mohou zobrazit zprávy a protokoly, které pomáhají minimalizovat zasvěcené hrozby a porušení zásad. Například administrátoři Workspace mají přístup k podrobným protokolům, které ukazují, kdykoli uživatel nastaví automatické přeposílání e-mailů na svůj účet na pracovišti. Gmail také přichází s pokročilým filtrováním spamu, detekcí malwaru a funkcemi proti phishingu.
Google Meet také dostává aktualizace týkající se protokolování auditu a detekce zneužití, aby pomohl omezit případy obtěžování na pracovišti během online schůzek. Mezi příklady patří nová funkce, která klasifikuje opakované pachatele a automaticky jim brání v účasti na schůzce.
Google Chat přijímá aktualizace, které správcům umožňují přístup k protokolům auditu, které detekují phishing, infiltraci dat a zneužití. Google v současné době klasifikuje určité chatovací místnosti jako zneužívající na základě předchozích zpráv, aby automaticky zabránil zaměstnancům v připojení k nim.
Uživatelé a správci, kteří hledají další zabezpečení během procesu přihlášení, mohou na svých účtech povolit také dvoufaktorové ověřování. To jim brání v přihlášení do Google Workspace, dokud neověří svůj požadavek na přístup pomocí jednorázového hesla zaslaného do jejich telefonu.
Konkurence
Primárním konkurentem Google Workspace je sada produktivity s názvem Microsoft 365, dříve známá jako Office 365 nebo Microsoft Office. Microsoft 365 nabízí sadu nástrojů produktivity, které, i když nejsou tak rozmanité jako Google Workspace, stále dokážou zazářit velkým počtem funkcí obsažených v každém produktu.
Například Microsoft Word je výkonnější textový procesor než Dokumenty Google, i když se zdá, že většina lidí pro online spolupráci dává přednost druhému. Podobně i nástroje jako Excel a Powerpoint jsou nabídkami bohatšími na funkce než Tabulky a Prezentace. I když to není první volba pro společnosti se vzdálenými pracovišti, Microsoft nedávno spustil online a volně použitelné verze svých nástrojů kancelářské produktivity a pro podniky dokonce povolil funkce spolupráce v reálném čase.
Několik dalších příkladů sad slušné kancelářské produktivity zahrnuje Zoho Workplace a WPS Office, které nabízejí bezplatné verze svého softwaru s reklamami. I když nemusí být nutně tak výkonné jako Google Workspace, oba nabízejí slušné cenově výhodné alternativy pro ty, kteří nemají rozpočet.
Konečný verdikt
Google Workspace je výkonná sada online produktivity, která upřednostňuje především sdílení a spolupráci. I když není tak robustní ani schopný jako Microsoft 365, stále dokáže vyniknout svým konkurentem nabitým funkcemi, kdykoli se v organizaci požaduje vzdálená spolupráce různých zaměstnanců v organizaci. Celkově vzato je to solidní nabídka s transparentní cenovou strukturou a designem, která se zaměřuje na jednoduchost a funkčnost nad efektními triky.
Gmail je jediným nejoblíbenějším poskytovatelem e-mailů na světě a od roku 2022-2023 má po celém světě téměř dvě miliardy uživatelů. Je také hlavním prodejním místem pro Google Workspace. V kombinaci s rozsáhlými možnostmi spolupráce v reálném čase vytváří Workspace docela silnou nabídku výkonné sady produktivity.
- Zdůraznili jsme také nejlepší kancelářský software
