Pokud hledáte způsoby, jak zlepšit své obchodní e-maily, nejste sami. Profesionálové se pravidelně potýkají s psaní e-mailů, přičemž jako hlavní překážky uvádějí jasnost, stručnost a rychlost.
Tvorba dokonalého obchodního e-mailu nemusí být komplikovaná a k psaní jasných a poutavých e-mailů určitě nepotřebujete doktorát z literatury. Několik jednoduchých tipů a triků vám pomůže efektivněji komunikovat a strávíte tím méně času.
Pokud jste tak ještě neučinili, podívejte se na náš seznam nejlepších e-mailových služeb; všechny tyto tipy se snáze implementují, jakmile najdete e-mailového klienta, který je pro vás pohodlný a snadno použitelný.
1. Použijte formátování textu ve svůj prospěch.
Téměř všechny moderní e-maily se odesílají ve formátu HTML, což znamená, že můžete využít formátování, abyste přidali důraz nebo poskytli jasnost. Selektivní použití tučněpodtržený a kurzívou zvýrazněný text může vyjádřit důležitost, naléhavost a relevanci.
Použitím formátování k upoutání pozornosti na klíčové pojmy bude váš e-mail čitelnějšía na první pohled sdělit více informací. Vzhledem k tomu, že průměrný administrativní pracovník dostává více než 80 e-mailů denně, pomůže to vašemu vyniknout jako jasný a snadno srozumitelný.
Nikdy nepoužívejte VELKÉ DOPISY ke zdůraznění bodu; lidem připadá neuvěřitelné a dokonce hrubé.
2. Přidejte hypertextové odkazy jako profesionál
Je docela pohodlné, když někdo zmíní dokument nebo web, a stačí kliknout na dané klíčové slovo a zkontrolovat zdroj sami. Hypertextové odkazy jsou skvělým způsobem, jak vylepšit, aby vaše e-maily vypadaly profesionálněji, a vaši čtenáři je velmi ocení.
Je to také další důvod, proč je důležité zvolit si dobrý e-mailový program, ačkoli většina webových serverů, jako je Gmail, dnes zvládne odkazy v pohodě. I když se liší od aplikace k aplikaci, Ctrl + K (Cmd + K pro Mac) je téměř univerzální klávesová zkratka pro přidání hypertextového odkazu. Pokud to nefunguje, prostudujte si pokyny v nabídce Nápověda své aplikace.
3. Vyhněte se neobvyklým nebo neprofesionálním písmům
Ano, to zahrnuje i komické sans. Při výběru písma pro vaše profesionální e-maily se držte klasiky. Například Arial a Calibri jsou snadno čitelné, okamžitě známé a dobře se hodí pro obchodní prostředí. Pro maximální čitelnost také používejte stejné písmo.
4. Udělejte si čas na vytvoření profesionálního podpisu
Některé společnosti budou mít pokyny, co do podpisu zahrnout (či nikoli), ale pokud ne, máte volný prostor k vytvoření profesionálního image.
Přidání loga vaší společnosti může vést k vytvoření vyleštěného vzhledu. Moderní e-mailové aplikace by vám měly umožnit vycentrovat své logo a pod něj psát text nebo logo zarovnat doleva s textem doprava. Ať tak či onak, vaše e-maily budou okamžitě vypadat profesionálněji a čtenáři vám usnadní připojení k vaší společnosti.
Pokud jde o e-mailový podpis, méně je více. Držte se základů: vaše jméno a pozice, telefonní číslo a případně jednoduché ikony pro sociální média. Značky jako Twitter, Facebook a Instagram mají všechny stránky zdrojů s ikonami, které můžete přidat do svého podpisu a které odkazují na váš profil.
Alternativně existuje řada generátorů podpisů, jako je WiseStamp, které vám pomohou vytvořit profesionální podpis během několika minut.
5. Proveďte korekturu svých e-mailů
To může být těžký zvyk, zejména pro ty z nás, kteří píší 30 nebo 40 e-mailů denně, ale bude to mít zásadní rozdíl v tom, jak dobře komunikujete. Díky pravopisným chybám, překlepům a nesprávné gramatice se váš e-mail (a v širším smyslu) bude zdát méně profesionální.
Neváhejte nahlédnout do dobré gramatiky a psacích pomůcek. Například Grammarly je rozšíření prohlížeče, které mnozí považují za užitečné pro zachycení takových chyb. Dávejte však pozor, abyste se nespoléhali pouze na automatické psací pomůcky. E-mail byste měli i nadále kontrolovat od začátku do konce.
6. Vyvarujte se chmýří a plniva
Stejně jako vy, většina lidí má nekonečný tok příchozích e-mailů. Kromě jednoduchého pozdravu a zdvořilého zavírání udržujte věci co nejpřímější a nejjednodušší. Věnujte zvláštní pozornost opakování, souběžným větám a výplni.
Psaní e-mailů není jako mluvení: text zůstává na obrazovce a je kdykoli přístupný vašim čtenářům. Není třeba zmínit něco více než jednou, ani dělat více odkazů na stejný produkt nebo koncept.
Jak již bylo řečeno, pomocí formátování pro zvýraznění a hypertextové odkazy na referenční dokumenty můžete svůj text výrazně zjednodušit a získat tak efektivnější e-mail.
souhrn
Psaní skvělých obchodních e-mailů by nemělo být stresující ani časově náročné, i když to vyžaduje praxi. Těchto šest jednoduchých tipů vám pomůže vytvořit e-maily, které jsou jasnější a snáze čitelné a srozumitelné a mají profesionálnější vzhled a chování.
Vytváření profesionálních e-mailů s důvěrou a včas je dovednost, které se lze naučit a vylepšit jako každý jiný. Existuje mnoho zdrojů online, včetně bezplatných e-mailových šablon, které lze použít jako inspiraci a které mohou úkol usnadnit.
- Uváděli jsme nejlepší zabezpečené poskytovatele e-mailů.
