eFileCabinet je jednoduše jedna z nejlepších softwarových platforem pro správu dokumentů. eFileCabinet nabízí podrobnou kontrolu nad zabezpečením, sdílením souborů, správou verzí atd. Funkce umělé inteligence vám pomohou automaticky kategorizovat soubory a optické rozpoznávání znaků vám umožní prohledávat všechna data uvnitř naskenovaných souborů. Jedinou nevýhodou eFileCabinet je to, že to může být drahé, zvláště pokud máte spoustu uživatelů nebo potřebujete doplňky pro integraci.
V naší recenzi eFileCabinet vám pomůžeme rozhodnout, zda je tato platforma pro správu dokumentů vhodná pro vaše podnikání.
- Nejlepší software pro správu dokumentů
Plány a ceny
eFileCabinet nabízí tři cenové možnosti. Plán Advantage stojí 55 $ na uživatele za měsíc, pokud je účtován ročně, a zahrnuje 1 TB úložiště spolu se všemi základními funkcemi eFileCabinet. Jste však omezeni v tom, jaké doplňky si můžete zakoupit, takže eFileCabinet nelze velmi rozšířit pomocí plánu Advantage.
Obchodní plán stojí 99 USD na uživatele za měsíc, pokud je účtován ročně, a zahrnuje 5 TB úložiště pro vaši firmu. Tento plán zahrnuje souběžné náhledy dokumentů a integraci s Microsoft OneDrive a Disk Google. Umožňuje vám také zakoupit doplňky pro integraci Salesforce, jednotné přihlášení, automatizované pracovní postupy a integraci e-mailů.
Neomezený tarif stojí ročně účtováno 199 $ na uživatele za měsíc. Tento plán zahrnuje všechny doplňky eFileCabinet plus neomezené ukládání dokumentů.
Funkce
eFileCabinet je vybaven funkcemi, které zaměstnancům pomáhají sdílet soubory, spravovat dokumenty a zefektivňovat pracovní postupy.
Jednou z nejlepších věcí na eFileCabinet je, jak snadné je sdílení souborů. S tímto softwarem můžete okamžitě sdílet soubory s kýmkoli, uvnitř i vně vaší organizace. Počet uživatelů typu Host, kteří mohou pracovat s dokumenty uvnitř vašeho účtu, není nijak omezen, bez ohledu na váš plán. Navíc máte kontrolu nad oprávněními k úpravám a můžete se rozhodnout dostávat oznámení o stažení sdíleného souboru.
EFileCabinet vám zejména umožňuje požadovat soubory od jiných uživatelů nebo hostů. Při podávání žádosti o soubor můžete vytvořit více polí dokumentu a rozhodnout se, zda jsou povinná nebo volitelná. Můžete také přednastavit umístění pro ukládání souborů, aby se automaticky nahraly do složky, kam patří.
Jedním ze způsobů, jak eFileCabinet pomáhá organizovat vaše podnikání, je použití šablon složek. Pomocí šablon složek můžete vytvářet standardizované adresáře s předem pojmenovanými složkami. Můžete například vytvořit šablonu, ve které nadřazená složka obsahuje 12 podadresářů, každý s názvem jednotlivého měsíce.
Výhodou tohoto systému je, že každý soubor, který vytvoříte nebo přijmete, má domov. Kromě toho je snadné standardizovat strukturu složek pro všechny vaše zaměstnance v celém podniku. To usnadňuje sdílení a lokalizaci souborů a eliminuje potenciální zmatek, který přináší každý zaměstnanec, který vytváří svůj vlastní archivační systém.
Uživatelé typu Business and Unlimited mají přístup k automatizovaným tokům dokumentů, což je účinný způsob, jak zefektivnit vaše podnikání. Jednou z aplikací, kterou eFileCabinet zdůrazňuje, je automatické pojmenování a uložení příchozího dokumentu na základě přítomnosti určitých klíčových slov v samotném dokumentu. Můžete také použít pracovní postupy k rozdělení polí formulářů do prohledávatelných podkategorií, čímž je vyhledávání dokumentů ještě výkonnější.
Rozhraní a v provozu
Webová platforma eFileCabinet je obecně velmi snadno ovladatelná, s designem tří panelů, který umožňuje zobrazit celý adresář složek, soubory ve vybrané složce a náhled jednotlivého souboru. K dispozici je také vyhledávací lišta pro rychlé vyhledávání dokumentů a panel oblíbených položek pro snadný přístup k nejčastěji používaným složkám.
Stojí však za zmínku, že v eFileCabinet nemůžete upravovat dokumenty. To je trochu zklamáním, zvláště když stačí provést jednoduché změny v dokumentu nebo formuláři Wordu. To znamená, že můžete uložit neomezené verze souborů, což je příjemné pro práci na projektech se spoustou revizí.
eFileCabinet také nabízí mobilní aplikace pro iOS a Android. Jednou z pozoruhodných věcí na mobilních aplikacích je, že vám umožňují pořizovat fotografie jakéhokoli papírového dokumentu a okamžitě je nahrávat do cloudu eFileCabinet.
Podpěra, podpora
eFileCabinet nabízí podporu telefonicky, e-mailem a živým chatem od 7:00 do 18:00 horského času, od pondělí do pátku. Telefonickou podporu 24/7 si můžete zakoupit jako volitelný doplněk (cena pouze za nabídku). eFileCabinet má také online znalostní bázi, která obsahuje velmi podrobné uživatelské příručky pro většinu klíčových funkcí softwaru.
Bezpečnostní
eFileCabinet hostí vaše dokumenty v cloudu a bere zabezpečení vážně. Všechny soubory jsou v klidu šifrovány a vaše připojení ke cloudu je šifrováno pomocí SSL. Standardní funkcí je také dvoufaktorové ověřování během přihlášení.
Kromě toho mají správci nad softwarem značnou kontrolu. Můžete nastavit požadavky na složitost hesla, přihlásit se do seznamu povolených IP adres nebo omezit časy přihlášení. Správci mají také přístup k vyplnění protokolů aktivit pro všechny uživatele.
Jedinou funkcí zabezpečení, kterou jsme zmeškali, byla možnost nastavit limity stahování u sdílených souborů. eFileCabinet také nabízí URL odkazy na dokumenty s rychlým přístupem, které, i když jsou pohodlné, nejsou příliš bezpečné.
Konkurence
Na eFileCabinet se toho může hodně líbit. Pokud však nemá funkce nebo integrace, které vaše obchodní potřeby potřebují, zvažte Dokmee nebo DocuWare. Dokmee je určen pro podnikové podniky a automatizace pracovního toku je standardní. DocuWare nabízí další mobilní nástroje a funkce dodržování předpisů spolu s neuvěřitelnými 500 možnostmi integrace. Obě platformy nabízejí ceny pouze na základě nabídky, ale pro střední podniky očekávají, že budou dražší než eFileCabinet.
Konečný verdikt
eFileCabinet je výkonný software pro správu dokumentů se spoustou dobrých funkcí pro malé a střední podniky. Platforma usnadňuje standardizaci organizace souborů ve vašem podnikání a automatickou organizaci souborů pomocí pracovních postupů založených na AI. Má také robustní podporu pro sdílení a správu souborů. Přestože je eFileCabinet drahý, míra, do jaké může zefektivnit vaše podnikání, může stát za to.
- Náš průvodce nejlepším softwarem pro správu dokumentů