Díky nejlepšímu softwaru pro správu dokumentů (DMS) je správa vašich souborů online i offline snadná a efektivní.
Nejlepší software pro správu dokumentůKliknutím na níže uvedené odkazy přejdete na web poskytovatele:
1. Templární
2. Soubory M.
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Správa dokumentů je stále důležitější, protože koncept bezpapírové kanceláře se stává každodenní realitou, zejména s růstem služeb cloudového úložiště.
To znamená, že namísto nutnosti uchovávat papír v neohrabaných kartotékách lze nyní dokumenty bezpečně ukládat online. Nejde však jen o archivaci informací, ale také o usnadnění celého procesu správy dokumentů, pokrytí všeho od značkových šablon, zlepšení pracovních toků, práci s nástroji pro spolupráci a také schopnost třídit někdy technické informace. A to je nad rámec obecných úkolů úprav a správy dokumentů.
Dobrý software pro správu dokumentů (DMS) také musí být schopen pracovat s různými typy digitálních souborů, nejen s kancelářským softwarem, ale také s aplikacemi na psaní poznámek, technickými plány, obrázky a vzory a se vším, na co si dokážete představit, že se na ně dříve tiskne. papír, a to i ze starších formátů souborů. V dnešní době se také postará o doprovod softwaru pro dokumenty.
Mnoho dodavatelů a dodavatelů se však i nadále bude zabývat papírem, takže jakýkoli DMS musí mít řešení pro skenování dokumentů, které často funguje jako samostatný produkt nebo je součástí softwarového balíčku pro skenování OCR, takže jakékoli takové papírové faktury, stvrzenky nebo jiné dokumenty lze skenovat, aby bylo možné archivovat digitální kopii, zatímco se papírová verze recykluje.
Bezpapírová kancelář měla dlouholetou budoucnost, ale konečně je tu pro ty, kteří ji chtějí přijmout. Zde jsou nejlepší softwarová řešení pro správu dokumentů.
- Představili jsme nejlepší alternativy k Microsoft Office.
1. Templární
Řešení správy dokumentů typu vše v jednom
Snadno použitelné rozhraníRozsáhlé funkceMobilní aplikaceAutomatizované kontroly dodržování předpisůTemplafy je jedním z nejlepších nástrojů pro správu dokumentů. Cílem systému je každodenní integrace základních kancelářských balíků a řešení používaných podniky.
Pokud existuje jedna věc, která může být frustrující, je třeba vytvářet dokumenty o značce pomocí jiného softwaru. To může být časově náročné a roztříštěné, ale Templafy vám může pomoci. S ním můžete v systému vytvořit řadu souborů a spravovat je z jednoho zdroje.
Tento software je kompatibilní s řadou zařízení a pomocí cloudu vám umožňuje přístup ke všem vašim dokumentům na počítačích, tabletech a chytrých telefonech. K dispozici jsou také automatické kontroly dodržování předpisů a také můžete snadno poskytnout zpětnou vazbu zaměstnancům.
Pro cenovou nabídku je nutný kontakt a není divu, že přesná cena závisí na počtu vybraných uživatelů, funkcí a doplňků.
2. Soubory M.
Dokumentový software, který detekuje duplikaci
Praktické integraceMobilní aplikaceUpozornění na dokumentyPokud jde o správu dokumentů, M-Files si klade za cíl zlepšit interní pracovní toky a zajistit, aby důležité informace byly neustále v bezpečí. Mezi její zákazníky patří mnoho velkých korporací, jako jsou Comcast a Yokohama.
K dispozici je jeden trezor pro nepřeberné množství souborů a snadno je najdete podle klienta, projektu, data, stavu nebo jiných kritérií. Cílem tohoto softwaru je vyhnout se duplikaci - je docela běžné skončit se dvěma kopiemi stejné zprávy, případně více.
Soubory M vás upozorní, pokud byl dokument uložen dvakrát, analýzou jmen a dat projektu. Získáte také skvělé integrace, včetně Microsoft Office a Salesforce CRM.
K dispozici je bezplatná zkušební verze, ale cena není na webu stanovena, takže se musíte obrátit o cenovou nabídku.
3. DocuWare
Organizace dokumentů se přesune do cloudu
Pokrývá celou škálu úkolů dokumentůCloudové úložištěMobilní podporaSkryté cenyDocuware používá ke správě dokumentů cloudový přístup. Integruje cloudové úložiště a automatizaci kanceláře a vytváří digitální pracoviště. Tento bezpapírový přístup k plnému spektru kancelářských úkolů je dalším příkladem digitální transformace, která dnes hýbe mnoha procesy.
Docuware nabízí služby pro vytvoření „cloudového pracovního toku“, pokud jde o dokumenty. Podle potřeby umožňuje nákup služeb v malém měřítku a poté, co se vytvoří scénáře případu použití a je zajištěna spolehlivost, lze službu škálovat pro větší nasazení.
Nabízeny jsou také mobilní aplikace, které lze integrovat do tohoto pracovního toku, což usnadňuje skenování příjmů na cestách, schvalování faktur za rychlé platby a podepisování formulářů přímo v zařízení.
Zatímco Docuware nabízí demo a bezplatnou zkušební verzi, cena samozřejmě závisí na zvolených službách, a proto vyžaduje, aby se potenciální kupující spojil s vlastní nabídkou.
Zkušební verze zdarmaAktualizace: Docuware nyní nabízí bezplatnou zkušební verzi ve spolupráci s. Klikněte zde a nárokujte. Zobrazit dohodu
4. MasterControl
DMS se zaměřil na dodržování předpisů
Optimalizováno pro mobilyPodporováno regulačními orgányGlobální standardyVe velkých organizacích jsou často zavedeny procesy a předpisy zajišťující, že dokumenty jsou v souladu a dodržují pokyny společnosti. Ale když máte hromadu souborů, může být těžké dodržovat taková pravidla.
Software pro řízení dokumentů MasterControl, který používají některé z největších regulačních orgánů na světě, je software pro správu dokumentů, který řeší složité předpisy a standardy po celém světě. Jeho cílem je snížit náklady na dodržování předpisů a zvýšit interní efektivitu.
Systém plně automatizuje směrování, doručování, eskalaci a schvalování důležitých dokumentů. Využívá také centralizovaný a bezpečný archiv, kde můžete ukládat a vyhledávat obchodní soubory.
Neexistuje žádný náznak bezplatného zkušebního období a pro stanovení ceny je nutné kontaktovat společnost a požádat o cenovou nabídku.
5. XaitPorter
Cloudová spolupráce v celé své kráse
Plně optimalizováno pro cloudFunkce inteligentní spolupráceIntegrace SalesforcePokud hledáte cloudové řešení pro vytváření dokumentů, určitě byste se měli podívat na XaitPorter.
Skvělá věc na tomto systému je, že je extrémně flexibilní. Budete moci spolupracovat a pracovat na dokumentech s kolegy současně a můžete snadno sdílet vzájemnou zpětnou vazbu. Spravuje také všechny aspekty pracovního toku, takže se nemusíte starat o formátování, číslování a rozložení.
XaitPorter má také několik užitečných triků na přední straně integrace. Tento software může pracovat se systémy Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText a Dropbox. A v současné době jej využívá více než 45 000 firem po celém světě.
I když je k dispozici ukázka, není k dispozici žádná bezplatná zkušební verze a pro stanovení ceny je třeba kontaktovat se žádostí o cenovou nabídku.
Je třeba zvážit další platformy DMS
I když existuje řada specializovaných kancelářských a dokumentových platforem, které bychom mohli zmínit, v neposlední řadě Office 365, LibreOffice a Adobe Document Cloud, jsou spíše zaměřeny na vytváření dokumentů a jejich správu, než na správu a ukládání dokumentů z více zdrojů a formátů. Proto budeme v tomto seznamu pokračovat a představíme některá z dalších řešení DMS, která stojí za zvážení:
Samepage se trochu liší od standardní správy dokumentů, protože jde spíše o vytvoření jediného kontaktního místa pro všechny nástroje pro komunikaci, projekty a sdílení dokumentů. Cílem je zjednodušit vše v jedné aplikaci na rozdíl od nutnosti mít více softwarových aplikací pro různé úkoly. Rozhraní je jednoduché a snadno použitelné, přičemž spolupráce je součástí jeho jádra. V tomto ohledu dělá ze Samepage potenciálně flexibilní řešení pro pokrytí různých potřeb.
Dokmee se inzeruje jako řešení pro správu podnikového obsahu, které organizuje, zajišťuje a spravuje soubory. Podporuje řadu formátů dokumentů a v rámci své služby také poskytuje zobrazování dokumentů a sběr dat. Všechno lze inteligentně indexovat pomocí AI, se soubory automaticky označenými pro indexování, stejně jako směrováním založeným na pravidlech, které usnadní ukládání a archivaci, což se děje prostřednictvím zabezpečeného hostování v cloudu. Jak se dalo očekávat, spolupráce je podporována a pro snadnější správu souborů jsou k dispozici oprávnění a možnosti auditu.
eFileCabinet je softwarové řešení pro správu dokumentů, které využívá inteligentní automatizaci k uspořádání, pojmenování a ukládání souborů podle jejich obsahu. K dispozici jsou šablony pro přizpůsobení stromu složek dokumentů v celém systému. Rovněž lze nastavit oprávnění, vypršení platnosti souboru / složky a oznámení pro sdílení souborů a pro odesílání požadavků na soubory, což se provádí pomocí zabezpečené adresy URL. Obecná pravidla přístupnosti lze také nastavit podle zásad společnosti.
Abbyy jsou možná nejznámější pro své čtečky souborů a skenovací služby, ale také poskytují službu archivace digitálních dokumentů, která umožňuje bezpečné ukládání a používání dokumentů. Přístup lze sledovat a protokolovat a stávající dokumenty lze znovu použít a upravit podle potřeby pro opětovné vydání. Meta klíčová slova lze použít pro snadné vyhledávání nad rámec běžných vyhledávacích funkcí a podle potřeby je lze snadno distribuovat prostřednictvím webu nebo e-mailu. Jedním z možných omezení je, že služby Abbyy jsou primárně vytvořeny pro ukládání dokumentů ve formátu PDF.
- Představili jsme také nejlepší cloudové úložiště dokumentů.