Google Workspace obsahuje některé z nejlepších aplikací na zvýšení produktivity na světě. Možná jste se již naučili několik tipů na úsporu času, které vám pomohou vytěžit z tohoto kancelářského softwaru větší hodnotu. Většina uživatelů si však neuvědomuje, že Tabulky Google, Dokumenty, Gmail a Formuláře podporují téměř neomezenou automatizaci pracovních postupů. To může být zvláště cenné pro malé a střední podniky, které tráví značné množství času prací na rutinních úkolech, jako je směrování objednávek a vyhodnocování formulářů požadavků.
V této příručce vysvětlíme, jak funguje automatizace pracovních postupů v prostředí Google Workspace, a zdůrazníme některé doplňky, které můžete použít ke zvýšení výkonu této kancelářské sady pro vaše podnikání.
Co jsou pracovní toky v Google Workspace?
Transformace nezpracovaných dat do formy, kterou může vaše firma použít, vyžaduje čas. Pokud obdržíte odeslání kontaktu z formuláře, bude pravděpodobně nutné jej převést do formátu, který bude čitelný vaším softwarem CRM. Pokud obdržíte požadavek na objednávku, bude pravděpodobně nutné tento požadavek rozdělit a zaslat různé podrobnosti různým lidem ve vaší organizaci.
Naštěstí Google Workspace umožňuje automatizovat tyto transformace pomocí pracovních toků dokumentů. Tyto pracovní postupy vám umožňují určit posloupnost kroků, kterými musí data projít, a poté tento proces provede za vás. Obecně jsou pracovní postupy dokumentů vysoce přizpůsobitelné, takže můžete snadno přizpůsobit proces automatizace vašim obchodním potřebám.
Automatizované pracovní toky dokumentů můžete vytvářet ve většině aplikací Google Workspace, včetně Dokumentů, Tabulek, Gmailu a Formulářů Google.
Jak automatizovat pracovní postup s dokumenty: Apps Script vs. doplňky
V závislosti na tom, jak složitý automatizovaný pracovní postup potřebujete vytvořit, můžete jít dvěma různými cestami.
Nejjednodušší způsob, jak generovat pracovní postupy, je použít doplněk vytvořený pro tento účel. Ve webovém obchodě Google jsou k dispozici stovky doplňků pro automatizaci. Některé z nich jsou zdarma, ale mnoho z nich vyžaduje jednorázovou platbu nebo měsíční předplatné. Pokud se rozhodnete pro placený produkt, zkontrolujte, zda společnost, která jej vyrábí, nabízí zákaznickou podporu v případě, že narazíte na nějaké problémy.
Pokud chcete zdarma vytvářet plně vlastní automatizace, můžete použít Apps Script. Toto je vývojářské prostředí vytvořené společností Google, které umožňuje komukoli vytvářet doplňky pro aplikace Google Workspace. Ve skutečnosti byly téměř všechny placené doplňky automatizace, které najdete ve webovém obchodě Google, vytvořeny pomocí Apps Script. I když existuje spousta zdrojů, které vám pomohou začít s kódováním v Apps Script, nastavení i jednoduché automatizace pomocí kódu může být časově náročné.
Jak získat přístup k automatizačním doplňkům
Chcete-li procházet doplňky pro Tabulky Google, Dokumenty, Gmail nebo Formuláře, najdete je ve webovém obchodě Google. Nejjednodušší způsob přístupu do webového obchodu je vyhledat nabídku Doplňky v kterékoli z těchto aplikací a poté kliknout na Získat doplňky. Zobrazí se okno, které je již filtrováno, aby vám zobrazilo pouze doplňky, které fungují s aplikací Google Workspace, kterou právě používáte.
Libovolný doplněk můžete nainstalovat z webového obchodu jednoduše kliknutím na tlačítko Instalovat. Placené doplňky mohou vyžadovat zakoupení předplatného, než je budete moci začít používat.
Co můžete dělat s pracovními toky dokumentů?
Abychom vám poskytli představu o typech úkolů, které můžete provádět pomocí automatických pracovních postupů dokumentů, podívejme se na několik příkladů. Budeme používat aplikace z webového obchodu Google, ale mějte na paměti, že mnoho z těchto pracovních postupů můžete vytvořit zdarma pomocí Apps Script.
Obchodní data jsou až příliš často distribuována do více tabulek. Možná máte podrobná prodejní data z různých oddělení uložená v různých listech. Nebo můžete mít informace o klientovi z různých vstupních formulářů uloženy do samostatných dokumentů.
Díky automatizaci pracovního postupu můžete snadno kombinovat data z více tabulek do jedné hlavní tabulky. Rádi k tomu používáme SheetGo (začíná na 12 $ za uživatele za měsíc), protože to usnadňuje připojení více souborů Tabulek Google. Ještě lepší je, že SheetGo dokáže také ohradit soubory Excel a CSV a automaticky doručovat data z těchto dokumentů do hlavní tabulky Tabulek Google.
Na tomto automatizačním doplňku je obzvláště hezké, že se aktualizuje automaticky. SheetGo bude v distribuovaných tabulkách kontrolovat nová data tak často, jak budete chtít, a sledovat změny v hlavním dokumentu pomocí funkce historie úprav v Tabulkách Google.
Schválení požadavků na volno, zpráv a dalších interních procesů jsou nedílnou součástí hladkého chodu většiny podniků. S doplňky, jako je Form Workflow Plus (začíná na 300 $ ročně), můžete snadno propojit formuláře Google s Tabulkami a sledovat a spravovat žádosti o schválení.
S tímto doplňkem musí manažer jednoduše vytvořit formulář žádosti v Google Forms. Tento formulář je směrován k určeným schvalovatelům, když je vyplněn a všechna data jsou zadána do tabulky. List sleduje, kde je požadavek v procesu schvalování, spolu s rozhodnutími a komentáři jednotlivých schvalovatelů.
Form Workflow Plus podporuje také vícestupňové směrování schválení, takže může být užitečné pro složitější pracovní postupy, jako je směrování objednávek.
I když je k dispozici spousta nástrojů pro e-mailový marketing, můžete v Gmailu vytvářet překvapivě plnohodnotné e-mailové kampaně pomocí doplňku, jako je Yet Another Mail Merge (zdarma k použití).
S touto aplikací zadáváte e-mailové adresy všech, kterým chcete poslat e-mail, do tabulky Tabulky. Poté můžete napsat zprávu v Gmailu a přidat přizpůsobení pomocí integrovaného kódu aplikace.
Až budete připraveni odeslat, vraťte se na Tabulky a ještě další hromadná korespondence doručí váš e-mail všem na vašem seznamu. Přímo z tabulky můžete sledovat otevření e-mailu, kliknutí a odpovědi.
Nejlepší na tomto nástroji je, že můžete vytvořit neomezený počet tabulek pro různé kampaně. Navíc, protože používáte Tabulky, je snadné získat kontaktní údaje pro sestavení vaší marketingové kampaně z CRM, Formulářů Google nebo existujících tabulek.
Tabulky mohou být překvapivě efektivní při vytyčování projektových úkolů a milníků. Navíc pomocí doplňku, jako je ProjectSheet, můžete automatizovat sledování pokroku v tabulce.
Tento praktický bezplatný doplněk automaticky vypočítá počet úkolů na milník a sleduje, zda je každý úkol označen jako dokončený, rozpracovaný nebo nespuštěný. Na základě toho zobrazí procento dokončení pro každou fázi projektu.
Kromě toho vám ProjectSheet pomůže zjistit, kdy projekt zaostává za plánem. Doplněk automaticky zvýrazní ukazatel postupu pro každý milník zeleně, žlutě nebo červeně na základě toho, zda jsou dílčí úkoly zapnuté, blížící se nebo za stanovenými termíny.
Vytvoření aplikace pro smartphone pro vaše podnikání je obvykle časově náročný a nákladný proces, který vyžaduje najímání specializovaných vývojářů softwaru. Ale s automatizací pracovního postupu můžete vytvořit základní mobilní aplikaci přímo z Tabulek Google.
Za tímto účelem se obrátíme na doplněk AppSheet (začíná na 5 $ za uživatele za měsíc). S touto aplikací jednoduše přidáte data do tabulky Tabulky. Data mohou být cokoli, od inventáře obchodů pro vytvoření mobilního online obchodu nebo kontaktních údajů zaměstnanců pro vytvoření interního adresáře.
Připojte tabulku k AppSheet a podle potřeby upravte vlastnosti datových sloupců. U úkolů, jako je správa inventáře, můžete podmnožinu dat a přidávat vlastní výrazy. Až budete připraveni, můžete si vybrat z různých předdefinovaných šablon zobrazení a rozhodnout, jak se vaše data budou zobrazovat v nové aplikaci.
Nejlepší na tom všem je, že se bez problémů integruje s vašimi dalšími automatizovanými pracovními postupy Google Workspace. Aplikaci AppSheet můžete nakonfigurovat tak, aby spouštěla automatické e-maily na základě spouštěčů v aplikaci, nebo přidávala data, která uživatelé zadávají do jiné tabulky Tabulek. AppSheet navíc může odesílat automatizované zprávy, které můžete snadno importovat do listů.
souhrn
Automatizace pracovních toků dokumentů v Google Google Workspace může vaší společnosti ušetřit čas a peníze a odemknout nové výkonné funkce. I když je možné vytvářet vlastní automatické pracovní postupy pomocí Apps Script, v internetovém obchodě Google najdete mnoho bezplatných a placených doplňků, které podporují automatizaci. Vyzkoušejte dnes některé z těchto doplňků, abyste zjistili, jak může automatizace pracovního postupu pomoci plynulejšímu běhu jakéhokoli obchodního procesu.
- Představili jsme nejlepší software pro správu dokumentů.
